text
Секретариат

Какая форма лучше централизованная или децентрализованная?

  • 4 сентября 2017
  • 193

Вопрос

Нашей организации предстоит реорганизация в форме слияния 3 юридических лиц в одно. Как организовать делопроизводство в территориально разделенных подразделениях? Какая форма лучше централизованная или децентрализованная? От чего зависит выбор?

Ответ

Согласитесь, что от правильной организации работы службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение организацией ее управленческих функций и задач, а также эффективность всего процесса управления.


Мы рассказывали ранее о системах делопроизводства в материале по ссылке.


При организации работы службы необходимо решить основные вопросы:

  •  структура, функции и задачи службы;
  •  должностной и численный состав службы;
  •  организационная форма делопроизводства.

На решение поставленных вопросов влияют следующие факторы:

  •  тип организации, направление ее деятельности, организационно-правовая форма;
  • организационная структура, включая территориально удаленные структурные подразделения, штатная численность организации;
  • роль службы ДОУ в структуре организации, возлагаемые функции;
  • виды документов и объем документооборота;
  • порядок прохождения документов;
  • техническая оснащенность (наличие оргтехники, средств связи, систем электронного документооборота и др.).

Первые два вопроса реализуются в таких организационных документах как положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников, штатное расписание и др.

Вопросы технологии ДОУ, включая организационную форму делопроизводства, должны быть отражены в таких локальных нормативных актах как инструкция по делопроизводству, или положение об организации делопроизводства и т.д.

В практике функционирования служб ДОУ выработано три организационные формы работы с документами:

  1. Централизованная – выполнение полного цикла технологических операций по обработке документов всей организации одним подразделением или специалистом;
  2. Децентрализованная – выполнение полного цикла технологических операций по обработке документов в каждом структурном подразделении организации в зависимости от адресования;
  3. Смешанная – выполнение части операций: прием и обработка поступающих и отправляемых, внутренних документов, их регистрация, контроль и др., - центральной службой ДОУ, а создание и систематизация, хранение документов и передача в архив -структурными подразделениями.

Наиболее распространенная форма – смешанная. При такой форме служба ДОУ выполняет связующие функции между руководством организации и ее структурными подразделениями.

При организации взаимодействия головного офиса (одного юридического лица) и территориально удаленных структурных подразделений (филиалов) необходимо решить вопросы организации документооборота по следующим направлениям:

  1. Организация документооборота между головным офисом и удаленными структурными подразделениями, а также взаимодействие структурных подразделений между собой.
  2. Организация документооборота внутри каждого удаленного структурного подразделения.

Формы организации делопроизводства между головным офисом и удаленными подразделениями будут или смешанная, или децентрализованная.

При смешанной форме создание, обработка, хранение поступающих документов будет осуществляться работниками на местах. А регистрацию документов возможно осуществлять централизованно при наличии единой системы электронного документооборота (СЭД) в вашей организации, в том числе и в удаленных структурных подразделениях.


Подробнее о делопроизводстве мы написали в материале по ссылке.


Имея единую СЭД, возможно осуществлять регистрацию документов в едином потоке в соответствии с локальными нормативными актами по организации делопроизводства. Такая система регистрации позволит службе ДОУ головного офиса контролировать все документы, иметь представление о взаимодействии филиалов между собой, получать полную информацию по основным вопросам деятельности организации в целом.

При отсутствии единой СЭД, безусловно, следует установить децентрализованную форму работы с документами. В данном случае создание, хранение, обработка и регистрация документов будут осуществляться в каждом удаленном подразделении самостоятельно. В таком случае можно порекомендовать разграничить регистрационные потоки, закрепив эту норму в локальном нормативном акте, или распорядительном документе организации, установив за каждым удаленным подразделением буквенные, или цифровые индексы для идентификации регистрационных номеров.

Например, все исходящие документы филиала № 1 будут иметь постфикс в регистрационном номере -01, или ФИЛ1 и т.д. Для осуществления контроля за деятельностью удаленных подразделений, головной офис может требовать от них предоставления копий всех получаемых, отправляемых, или внутренних документов.

Вопросы организации документооборота внутри каждого удаленного структурного подразделения следует решать индивидуально.

Например, у вас в одном филиале работает 10 человек, и 1 секретарь ведет все делопроизводство; а в другом – 20 человек, 3 отдела, которые самостоятельно отвечают за свои документы; а в третьем – 300 человек, 10 отделов, и ведение делопроизводства осуществляет административный отдел. Безусловно, в первом случае целесообразно будет установить централизованную форму работы с документами; во втором случае – скорее всего децентрализованную; а в третьем – смешанную.

Подобные принципы при определении форм работы с документами также применимы и при организации документооборота внутри группы компаний, где есть головная организация и дочерние - самостоятельные юридические лица. Следует помнить, что даже при установлении централизованной формы работы с документами силами единого отдела делопроизводства для всех организаций группы компаний, работа с документами, включая их регистрацию, хранение и т.д., должна осуществляться отдельно по каждому юридическому лицу.

Таким образом, в каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством по представлению службы ДОУ. Главное, чтобы установленная форма была удобной в реализации, не затратной по внедрению, обеспечивала оперативное прохождение документов внутри организации и их сохранность.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.