Как подготовить отчет о структуре персонала?

23

Вопрос

Мы ежегодно готовим отчет о структуре персонала службы ДОУ. У нас есть форма, подготовленная в MS Word, но расчеты мы делаем каждый раз на калькуляторе. Как подготовить такую форму в MS Excel, чтобы упростить ее составление?

Ответ

Действительно, в MS Excel можно создать такой шаблон и, внося изменения в численность персонала по разным категориям, сразу получать готовый отчет.

Создание формы данного отчета предполагает два этапа. На первом создается форма документа: заголовок, шапка и боковик таблицы. На втором задаются выражения и функции для расчета показателей структуры и итоговых показателей.

Структура - строение, устройство чего-либо, определенная взаимосвязь, взаиморасположение составных частей, т.е. в нашем случае каковы составные части целого и какую долю (в процентах) составляет каждая из этих частей от целого.

Этап 1. Создание формы отчета

На данном этапе нужно внести необходимый текст в ячейки шапки и боковика таблицы и разлиновать таблицу. Некоторые ячейки могут потребовать объединения – например, ячейки для внесения названий подразделов отчета, такие как «Структура персонала по полу» и т.д. Все необходимые команды для редактирования и форматирования на данном этапе находятся на ленте «Главная»: чтобы удобно расположить текст, используйте кнопку объединения и кнопки выравнивания текста - по горизонтали и по вертикали.

Также для редактирования, а также для того, чтобы размещать текст соответственно размерам ячейки, используйте окно «Формат ячеек», которое открывается при нажатии кнопки вызова диалогового окна в правом нижнем углу группы кнопок «Выравнивание» либо при щелчке правой кнопки мыши на необходимую ячейку и выборе из появившегося контекстного меню команды «Формат ячеек».

После того как такая таблица сформирована, можно заполнить ячейки, в которые предполагается вводить фактические данные – в приводимом  примере это ячейки, имеющие серую заливку (рис. 1) - т.е. ячейки, в которые вводится численность персонала по категориям.

Этап 2. Построение выражений и функций

Прежде чем приступить к построению выражений и функций, определимся с несколькими базовыми понятиями.

Относительный адрес ячейки  - однозначное обозначение ячейки на листе с помощью указания номера строки и буквенного обозначения столбца, например, F15. Он может выглядеть также как R2C7.

Включить и отключить данный тип отображения адресов ячеек можно нажав кнопку «Office» в левом верхнем углу окна программы, затем в открывшемся меню  - кнопку «Параметры Excel» и перейти на вкладку «Формулы», где в разделе «Работа с формулами» следует включить или отключить опцию «Стиль ссылок R1C1»: если галочка установлена, то адреса будут отображаться как R7C4, а если нет, то D7.

Адреса ячеек необходимы для использования их в функциях и выражениях с тем, чтобы сделать вычисления универсальными.

Помимо относительного, существует абсолютный адрес ячейки, например, $F$15 (знак «$» в адресе ячейки можно просто набрать с клавиатуры, а можно, установив курсор в адрес ячейки в выражении или функции, нажать клавишу F4). Их различие проявляется при копировании выражений и функций, в которых данный адрес используется. При этом относительный адрес меняется в направлении копирования выражения или функции, а абсолютный не изменяется.

Именно адресация ячеек обеспечивает автоматизацию вычислений. Адреса ячеек используются в качестве аргументов в функциях и  операндов в выражениях.

Диапазон – группа ячеек, расположенных рядом. Чтобы указать диапазон, нужно задать левую верхнюю ячейку и правую нижнюю через двоеточие, например: D3:F5 – данный диапазон включает 9 ячеек. Диапазон часто используют в качестве аргумента функции, например: =СУММ(D3:F5), т.е. нужно просуммировать все девять значений, содержащихся в указанных ячейках.

Выражение или формула – устанавливаемая пользователем комбинация операторов и операндов, например: =E8/$E$11 (где  E8 и $E$11 – операнды, а / - оператор) означает, что число из ячейки Е8 нужно разделить на число из ячейки Е11, при этом если эту формулу скопировать в другую ячейку, скажем, на одну ячейку вниз, то Е8 изменится на Е9, а разделить нужно будет также на $E$11.

Функция – заранее определенная формула, имеющая название, которая выполняет вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке.  

Как подготовить отчет о структуре персонала?

Рис. 1. Все вычисления в отчете о структуре персонала службы ДОУ

Приступаем к осуществлению расчетов. Мы подробно рассмотрим порядок расчетов для раздела «Структура персонала по образованию». Для всех остальных разделов - «Структура персонала по полу», «Структура персонала по возрасту», «Структура персонала по должностям» - расчеты выполняются аналогично.

  1. Рассчитаем общее количество человек в ячейке D11 (рис. 1), для этого выделите диапазон D8:D11, нажмите кнопку с изображение суммы (рис. 2), выберите из меню команду «Сумма», и в ячейке D11 появится результат вычисления функции =СУММ(D8:D10).

Как подготовить отчет о структуре персонала?

Рис. 2. Меню кнопки  «Сумма»

Скопируйте данную функцию из ячейки D11 в ячейки  E11 и F11, поскольку там нужно получить суммы ячеек Е8:Е10 и F8:F10 соответственно,  а как нам уже известно, относительные адреса, используемые в функциях, меняются в направлении копирования: раз  мы скопировали функцию на ячейки вправо, то наименование столбца поменялось с D на Е и F соответственно. Не обращайте внимания на то, что в столбце F в строках, содержащих итоговые значения, до завершения ввода всех формул и функций не появится «100%», которые должны там появиться в результате.

Повторите подобное суммирование для остальных разделов отчета.

  1. В ячейке F8 рассчитаем долю, которую составляют сотрудники с высшим образованием  от общего количества сотрудников (рис. 3). Для этого нужно количество сотрудников с высшим образованием разделить на общее количество сотрудников службы ДОУ, то есть в нашем примере =Е8/Е11.

Чтобы скопировать данную формулу в ячейки F9 и F10 и чтобы при этом деление происходило также на содержимое ячейки Е11, сделаем ее адрес абсолютным (см. выше).

Теперь копируем формулу из ячейки F8 в F9 и F10.  Повторите такие вычисления для остальных разделов отчета.

Как подготовить отчет о структуре персонала?

Рис. 3. Расчет доли (удельного веса)

3. В столбце F нами получены значения в долях единицы, а в строках «Итого» единица. Нам же необходимо, чтобы эти показатели отображались в процентах. Выделите эти ячейки, щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню ячейки выберите команду «Формат ячеек…». В открывшемся окне (рис. 4) перейдите на вкладку «Число» и в поле «Числовые форматы» выберите формат «Процентный». В счетчике «Число десятичных знаков» укажите нулевое значение для количества знаков после запятой. В результате структура будет отображаться в процентах.

Как подготовить отчет о структуре персонала?

Рис. 4. Окно «Формат ячеек», вкладка «Число»

Сохраните рабочую книгу MS Excel. Теперь при создании отчета в следующем году скопируйте этот отчет на новый лист, замените данные в ячейках, закрашенных серым цветом, и получите готовый отчет о структуре персонала службы ДОУ.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале
    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль