Как заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства?

9

Вопрос

Мне часть приходится составлять разного рода деловые письма. Каким образом в тексте письма заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства или соблюсти определенные условия?

Ответ

В вашем вопросе речь идет о письмах-требованиях. Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства, соблюсти установленные законом или иным нормативным правовым актом нормы в условиях, когда имеются нарушения ранее принятых договоренностей или отступления от установленных норм.

Письму-требованию может предшествовать письмо-напоминание, которое формулируется одновременно и как просьба (“Напоминаем, что срок исполнения договора поставки от 01.06.2010 № 35/48 истек 12.08.2010, однако до настоящего времени нами не получена партия товара в количестве 300 штук. Просим Вас срочно обеспечить отгрузку …”). Письмо-требование просьбой никогда не является. Письмо-напоминание не должно содержать в себе “угроз”, предупреждений в адрес корреспондента, а письмо-требование, напротив, может содержать такие “угрозы”: “в противном случае вам будут предъявлены штрафные санкции”, “в противном случае дело будет передано в арбитражный суд” и др.

Структура письма-требования

Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия имеющихся договоренностей или сущность установленных норм со ссылкой на конкретные нормативные акты или иные документы, излагается суть сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и, при необходимости, предупреждения в адрес корреспондента о мерах воздействия на него, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства…;

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить) …;

Требуем незамедлительно выполнить … и др.

Предупреждения в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в арбитражный суд;

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции ...;

В противном случае мы не несем ответственности за последствия … и т. п.

Текст письма-требования может состоять из трех-четырех коммуникативно-смысловых частей.

Если письмо-требование состоит из четырех частей, то в первой части письма излагаются события (обстоятельства, действия), выполнение или невыполнение которых привело к сложившейся ситуации (ситуации, явившейся поводом для составления письма). Вторая часть письма – это изложение событий (ситуаций, действий), являющихся причиной написания письма. Вторая часть письма всегда излагается как обоснование (аргументация) последующих выводов. Выводы составляют предмет третьей части письма – заключения, в котором, собственно, и излагается требование (требования). Четвертая часть письма – факультативная часть, как раз она и является предупреждением (“угрозой”). 

Пример письма-требования:

Государственное унитарное предприятие

УПРАВЛЕНИЕ ЭКСПЛУАТАЦИИ

И ХОЗЯЙСТВЕННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

Солнцевский просп., д. 25, корп. 5, Москва, 119115

тел. 143-90-97; тел./факс 932-60-70

ОКПО 03842808       ОГРН 10377003887964        ИНН/КПП 77097033140/771002001

18.03.2011____ № __02-01/218_                                                           Начальнику СУ-22

На № __________ от ___________                                                        П.О. Кравцову

                                                                                                         ул. Строителей, 15,

                                                                                                         Москва, 122345

Об устранении нарушений,

допущенных при строительстве

                                                                                    

При прокладке канализации и устройстве канализационных камер по адресу: ул. Довженко, строение 15 на колодцы были установлены крышки, не соответствующие размеру обечаек, и, несмотря на неоднократные обращения к начальнику участка № 4, меры по устранению допущенных нарушений не приняты.

В связи с тем, что при проезде автомашин происходит сдвиг и переворачивание крышек, создаются аварийные ситуации и угроза жизни пешеходов, требуем принять срочные меры по устранению допущенных нарушений.

В противном случае мы снимаем с себя ответственность за возможные последствия.

Главный инженер                                                                                        В.А. Скороходов

В.А. Велихов

143-20-22

Особенность составления текстов деловых писем сложной структуры заключается в том, что вторая и третья коммуникативно-смысловые части письма, как правило, формулируются как одно грамматическое предложение. Выделим коммуникативно-смысловые части в тексте письма, приведенного выше:

При прокладке канализации и устройстве канализационных камер по адресу: ул. Довженко, строение 15 – на колодцы были установлены крышки, не соответствующие размеру обечаек, и, несмотря на неоднократные устные и письменные обращения к начальнику участка № 4, меры по устранению допущенных нарушений до сих пор не приняты. (1 часть)

В связи с тем, что при проезде автомашин происходит сдвиг и переворачивание крышек, открытые колодцы создают угрозу жизни пешеходов и могут привести к несчастным случаям (2 часть), требуем принять срочные меры по устранению допущенных нарушений. (3 часть)

В противном случае мы снимаем с себя ответственность за возможные последствия. (4 часть)

Еще один пример текста письма-требования:

В соответствии с договором поставки от 15.10.2006 № 28/49 ваше предприятие взяло на себя обязательства по разгрузке вагонов с углем, поступающим по железной дороге, и его доставке в наш адрес. (1 часть)

В связи с тем, что в январе-феврале 2007 г. вами была задержана разгрузка 47 вагонов, вследствие чего возникла угроза остановки ТЭЦ (2 часть), требуем срочно обеспечить разгрузку вагонов с углем и его доставку. (3 часть)

В противном случае, в соответствии с п. 5.3. договора, вам будут предъявлены штрафные санкции в размере 0,01% за каждый день задержки. (4 часть)

Требования к составлению

В определенных случаях законодательством РФ могут предусматриваться требования к составлению писем-требований. В частности, ст. 69 Налогового кодекса РФ (п. 4) установлены условия, которые должны соблюдаться при составлении писем-требований, направляемых налогоплательщикам – физическим и юридическим лицам при наличии у них недоимки по налогам. Закон говорит, что конкретная форма требования устанавливается налоговым органом, но в тексте требования должны быть указаны:

1. сумма задолженности по налогу;

2. размер пеней, начисленных на момент направления требования;

3. срок уплаты налога, установленный законодательством о налогах и сборах;

4. срок исполнения требования;

5. меры по взысканию налога и исполнению обязанности по уплате налога, которые применяются в случае невыполнения требования налогоплательщиком.

Отсутствие в требовании налогового органа информации хотя бы по одному из перечисленных пунктов делает письмо-требование не соответствующим закону.

При наличии таких законодательно установленных правил в письме-требовании при изложении информации необходимо строго придерживаться установленной последовательности.

В письме-требовании, как и в любом другом деловом письме, могут использоваться этикетные фразы: вступительное обращение (Уважаемый ..!, Уважаемые господа!) и заключительная этикетная фраза (С уважением,). Но эти элементы письма не являются обязательными. Решение о том, использовать их или не использовать в конкретной ситуации делового общения, принимает составитель.

Как правильно составить оперограмму договора?

Слово «оперограмма» происходит лат. operatic - действие и греч. gramma – буква. Оперограмма – форма таблично-графического отображения последовательности управленческих и делопроизводственных операций, выполняемых в процессе подготовки документа, его согласования, подписания (утверждения) и исполнения. Как правило, в левой колонке оперограммы указывается последовательность управленческих или делопроизводственных операций, в верней части таблицы (графах) – указываются инстанции, через которые проходит документ (подразделения, должностные лица, исполнители), в основной части таблицы (в теле таблицы) отображается перемещение документа (документов) по инстанциям обработки в соответствии с осуществляемыми операциями.

Оперограммы являются средством наглядного представления движения отдельного документа или группы взаимосвязанных документов и осуществляемых операций по обработке документов. Анализ оперограммы может использоваться для оптимизации документооборота.

Пример фрагмента оперограммы:

Как заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства?

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль