Активировать демодоступ

Секретариат

Кем осуществляется прием и учет служебных документов?

18 августа 2017
345
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Кем в организации осуществляется прием и учет служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения? Может ли помощник руководителя быть таким лицом, и в чем будет заключаться его работа, например по учету поступивших документов?

Ответ

Прием и учет служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручена обработка общей документации.


Мы рассказывали ранее о видах документов в делопроизводстве в материале по ссылке.


Помощник руководителя может выполнять обязанности по работе с конфиденциальной информацией, осуществляя операции по документационному, информационному и организационному обеспечению управленческой деятельности.

Очевидно, что рассматривать вопрос работы помощника руководителя с информацией ограниченного доступа можно в том случае, если должность помощника руководителя организации включена в перечень лиц, допущенных к конфиденциальной информации.

Работа помощника c документацией может включать в себя:

прием корреспонденции,  ее регистрацию и учет, представление документов и проектов документов руководителю, контроль за перемещением документа в организации, составление и оформление документов конфиденциального характера,  систематизацию и организацию их хранения.

Регистрационные формы так называемого “открытого делопроизводства” включают реквизиты, необходимые для учета, систематизации поиска  документов, и, как правило, не содержат сведений о листах черновика, движении и местонахождении каждого проекта и экземпляра, что необходимо для организации учета документов, содержащих сведения ограниченного доступа.

Целесообразно учет документов с пометкой “Коммерческая тайна” или “Конфиденциально” (даже при небольшом их количестве) вести отдельно от так называемой общей  документации. В работе с документами, содержащими коммерческую тайну (конфиденциальные сведения), вместо термина “регистрация”, как правило, используется термин “учет”, поскольку основная цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности документов и предотвращении утечки содержащейся в них информации. Помощник руководителя должен помнить, что каждое получение и передача документов с грифом ограничения доступа должны сопровождаться полистным подсчетом и сверкой всех экземпляров документа.

Учету подлежат все без исключения изготовленные в организации и полученные ею документы, включающие в себя сведения ограниченного доступа. Учет конфиденциальных документов подразделяется на три вида: учет поступивших документов, учет изданных документов и учет документов выделенного хранения.

Учет поступивших документов

При приеме корреспонденции помощник руководителя проверяет правильность адресования конверта, пакета, целостность упаковки. В журнале (реестре) курьера, почтальона помощник руководителя проставляет отметку о приеме корреспонденции, дату приема, роспись о приеме.

При повреждении упаковки корреспонденции помощник руководителя составляет акт, который подписывается им и курьером, почтальоном. Один экземпляр акта вместе с курьером передается отправителю корреспонденции.

Конверты, пакеты и незаконвертованные документы с грифом конфиденциальности вносятся помощником руководителя  в журнал учета пакетов. Журнал включает следующие графы:

  • дата поступления;
  • корреспондент;
  • роспись лица, доставившего пакет;
  • порядковые номера пакетов;
  • номера и грифы конфиденциальности находящихся в пакете документов;
  • входящие номера, присвоенные поступившим документам;
  • учетные номера, присвоенные документам по другим видам учета (инвентарному и др.);
  • отметка о возврате ошибочно поступивших документов.

После вскрытия корреспонденции проверяется наличие документов, соответствие учетных данных сопроводительному письму, наличие приложений, указанных в документе, количество листов документа, приложений и экземпляров. При обнаружении недостатков составляется акт, один экземпляр которого высылается отправителю.

На всех поступивших конфиденциальных документах в центре нижнего поля первого листа проставляется отметка о поступлении с указанием наименования организации, даты поступления документа, количества листов основного документа и приложений и наличием свободной зоны для входящего номера. На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу проставляется штамп с указанием даты поступления, количества листов данного приложения и наличием свободной зоны для внесения входящего номера, например: К уч. № _ от ___.

Все поступившие в фирму без грифа конфиденциальности документы необходимо сравнить с перечнем сведений ограниченного доступа, т. к. любые поступающие документы могут содержать конфиденциальные для организации сведения, но не иметь грифа ограничения доступа. Если содержание поступившего документа соответствует одной из позиций перечня, помощник руководителя указывает на первом листе документа (сопроводительного письма и приложений) в правом верхнем углу гриф конфиденциальности, указанный в перечне.

На материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, необходимо нанести гриф “Коммерческая тайна” (КТ) с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения). Для документов с другой категорией доступа допускается нанесение грифа “Конфиденциально”.

Учет поступивших документов осуществляется в специальной регистрационной форме (журнале, карточке или их электронном аналоге).

Пример шапки журнала учета поступивших документов “КТ”

Учетный номер

Дата поступления

Вид и заголовок документа

Откуда поступил

Дата и номер издания, присвоенные отправителем

Количество листов

Кому выдан

Количество листов

Подпись получившего и дата получения

Подпись принявшего и дата возврата

Отметка о хранении (индекс (номер) дела, номера листов)

Номер по учету документов выделенного хранения, количество листов

Примечание

Основного документа

Приложений

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.