Какие виды планирования существуют?

28

Вопрос

Я недавно работаю помощником, и очень хочу научиться планировать рабочее время своего руководителя. Как это правильно делать, и какие виды планирования существуют?

Ответ

Планирование рабочего времени руководителя – необходимое и обязательное условие эффективного управления. Существует два основных вида планирования деятельности: перспективное (долгосрочное) и текущее.

Долгосрочное планирование

Долгосрочным планированием можно считать планирование работы на год (полгода), квартал, месяц. Сравнительная характеристика видов долгосрочных планов представлена в таблице.

Вид плана

Периодичность

Характеристика

Годовой
(полугодовой)

Каждый год (полгода)

Фиксируются наиболее значительные мероприятия

Квартальный

Каждый квартал

Составляется на основе годового (полугодового) плана. Включает в себя детализацию мероприятий, постановку задач

Месячный

Каждый месяц

Составляется на основе квартального плана. Включает в себя детализацию задач, планирование действий

Долгосрочное планирование необходимо руководителю для того, чтобы сделать работу организации и свою работу более ритмичными, рассчитать количество времени, необходимого для выполнения той или иной работы, оптимизировать использование финансовых, материальных, трудовых, интеллектуальных и других ресурсов организации, своевременно выявлять и устранять «узкие» места и проблемные зоны.

Как правило, долгосрочное планирование руководитель осуществляет лично или поручает своему помощнику (ассистенту, референту, секретарю), если тот обладает достаточной для выполнения этой работы квалификацией.

Эффективным инструментом планирования рабочего времени и организации рабочего дня руководителя является текущее планирование, т.е. планирование рабочего дня (недели) с указанием конкретной даты, времени и продолжительности мероприятия (планируемой работы). Текущее планирование работы осуществляется с целью необходимой и разумной интенсификации труда и оптимизации использования рабочего времени.

Текущее планирование

При составлении ежедневного расписания руководителя секретарь должен непрерывно, систематично и последовательно фиксировать планируемые мероприятия: телефонные контакты, прием представителей сторонних организаций, переговоры в других организациях, прием сотрудников по производственным и личным вопросам, совещания, презентации и т. д.

Независимо от того, на каком носителе фиксируется информация (бумажном или электронном), форма подневного планирования должна достоверно отражать виды планируемых мероприятий (например, в графах) и реальную интенсивность рабочего дня руководителя («подробность» временных интервалов в строках таблицы).

Планируя рабочее время, распределяя временные интервалы рабочего дня, следует иметь в виду, что реальная продолжительность рабочего дня руководителя, как правило, превышает продолжительность рабочего дня, установленную законодательством (руководитель работает больше 8 часов в день, часто использует для работы выходные и праздничные дни).

Секретарь обязан согласовать с руководителем необходимость и возможность планирования «сверхурочного» времени.

Примерная форма для фиксации планируемых мероприятий

________

(дата, день недели)

Телефонные контакты

Переговоры (проведение)

Выезды руководителя

Прием
сотрудников

Совещания, заседания

Прочие мероприятия

Время

900

930

1000

1030

1100

1130

1200

1600

1630

1700

1730

1800

1830

1900

Порядок записи планируемых мероприятий

В конце каждого календарного периода (года, полугодия, квартала, месяца) в расписание рабочих дней руководителей вносятся мероприятия, проводимые постоянно, но с различной периодичностью. Вносить информацию о периодических постоянных мероприятиях целесообразно сразу на весь следующий календарный период.

Например, руководитель каждый понедельник в 9.00 проводит получасовое оперативное совещание. Или: является членом постоянно действующего органа (совета, комитета, комиссии), который проводит свои заседания каждый третий понедельник каждого месяца в 13.00 и т.д.

Аналогичным образом в ежедневные планы работы руководителя вносят информацию о той работе, которую руководитель выполняет каждый день в одно и то же время (просмотр документов, представленных на рассмотрение, заслушивание доклада секретаря и т.д.).

Немедленно после получения вносят информацию о предстоящем непериодическом мероприятии на соответствующий день в соответствующую рубрику рабочего расписания руководителя.

В ежедневном плане работы руководителя важно фиксировать не только время начала того или иного мероприятия, но и его предполагаемую продолжительность.

Составляя расписание, секретарь должен выделить определенное время, необходимое для того, чтобы руководитель мог ознакомиться с материалами перед совещаниями и заседаниями, изучить документы перед переговорами и т.д. Кроме того, секретарь должен иметь представление о том, сколько времени займет дорога при выездах руководителя в другие организации, на объекты и т.п. и учитывать это при планировании рабочего дня.

Как правило, руководители не имеют фиксированного времени обеда и не предусматривают в своем расписании перерывов для кофе, однако секретарь при составлении рабочего расписания должен зарезервировать время и для обеда руководителя.

Очевидно, что руководитель вправе и может при необходимости изменить свои планы: перенести или отменить намеченные ранее мероприятия, запланировать новые. Если руководитель изменит алгоритм своей работы, распорядок своего рабочего времени, следует откорректировать и рабочее расписание руководителя.

План работы руководителя (пример)

24.05.2010

понедельник

Телефонные контакты

Переговоры (проведение)

Выезды руководителя

Прием
сотрудников

Совещания, заседания

Прочие мероприятия

Время

900

Оператив-ное совещание

930

ЗАО «Икс»

940 - 1010 Сидоров

1000

1030

Выезд на объект

1100

1130

1200

1230

1300

Заседание эксперт-ного совета

1330

1400

1430

1500

ОАО «Игрек»

1530

1600

1630

1700

Доклад секретаря

1730

Белов Александр Василье-вич 123-45-67

Просмотр поступив-шей корреспон-денции

1800

Степанов, Колосов

1830

1900

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале
    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль