Как провести экспертизу ценности документов?

13

Вопрос

Скоро наступит время проведения экспертизы ценности документов, а в нашей организации до сих пор отсутствует Положение об экспертной комиссии, хотя мы ежегодно готовим и передаем документы в архив. Можно ли все-таки обойтись без этого документа? Если нет, то по какому принципу он должен разрабатываться?

Ответ

Если  в организации отсутствует Положение об экспертной комиссии (далее - ЭК), то весь процесс документирования подготовки и передачи документов в архив организации не будет иметь юридической силы, т. к. на  следующих формах: акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации; годового раздела сводной описи дел постоянного хранения; годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения; годового раздела сводной описи дел по личному составу, а также на Номенклатуре дел организации должен проставляться гриф согласования с Экспертной комиссий организации.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

От __________№ ________

Этот реквизит является обязательным, а если нет Положения об ЭК, то отсутствуют и правила ее работы и протоколы ЭК.


Все о видах документов в делопроизводстве вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Составить Положение об ЭК конкретной организации не очень сложно, если знать о том, что разработано и действует Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. Именно этот документ является основой для создания Положения об ЭК конкретной организации. В работе над этим документом вы также можете использовать положения Основных правил работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002

       Так как Положение об ЭК относится к организационным документам, его оформляют на общем бланке организации, в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003. Примерное положение об ЭК установило, что текст Положения об ЭК состоит из пяти разделов:

1.Общие положения.

2.Основные задачи ЭК.

3. Основные функции ЭК.

4. Права ЭК.

5.Организация работы ЭК. 

         К сожалению, Примерное положение об ЭК не уточняет, кто подписывает Положение об ЭК конкретной организации, в связи с чем возникают споры в организации по поводу необходимости подписания и должности лица, подпись которого должна стоять под этим Положением. Ответ содержится в правилах оформления организационных документов и функциях делопроизводственной службы, которая проводит экспертизу ценности документов в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив (Основные правила работы архивов организаций. П. 2.2.1). Поэтому ответственность за подготовку Положения возлагают на должностное лицо, отвечающее за делопроизводство в организации: начальника отдела документационного обеспечения, заведующего канцелярией, секретаря и др. Это лицо и поставит свою подпись  под текстом Положения об ЭК, а дата подписания будет проставлена на общем бланке организации. В соответствии с п. 1.5. Примерного положения об ЭК «индивидуальное положение о своей ЭК вводится в действие приказом руководителя учреждения». Например:

Закрытое акционерное общество                                                        Утверждено  

«Рубин»                                                                                                  приказом директора

 (ЗАО «Рубин»)                                                                                     ЗАО «Рубин»

                                                                                                                 от 23.11.2010 № 78

ПОЛОЖЕНИЕ

23.11.2010    №   2

г. Красноярск

Об экспертной комиссии

  1. Общие положения
  2. Основные задачи ЭК
  3. Основные функции ЭК
  4. Права ЭК
  5. Организация работы ЭК

Заведующий канцелярией                                                                           О.Т. Иванова

Экспертные комиссии создаются для организации и проведения экспертизы ценности документов. В Положении об ЭК необходимо зафиксировать основные принципы ее деятельности. ЭК являются совещательными органами.


О экспертизе ценности документов читайте подробнее по ссылке.


Подготовка проекта положения об ЭК обычно проводится параллельно с созданием самой ЭК. 

 В состав комиссии входит председатель и несколько членов комиссии. Обычно председателем назначается заместитель руководителя организации, отвечающий за делопроизводство. Членами комиссии обязательно являются начальник делопроизводственной службы или секретарь, заведующий архивом, работник кадровой службы, бухгалтерии. Членами комиссии назначаются наиболее квалифицированные сотрудники. Число членов комиссии должно быть не менее трех.

Экспертные комиссии составляют планы работ, которые утверждает руководитель: в соответствии с ними они проводят свои заседания.

Заседания проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения на заседаниях комиссий принимаются большинством голосов. Протоколы заседаний экспертных комиссий составляются, оформляются и удостоверяются согласно правилам оформления протоколов.

К Положению об ЭК можно приложить образец протокола с текстом, что, безусловно, положительно скажется на его оформлении. Юридическую силу подобный протокол обретает после утверждения руководителем организации.

Некоторые протоколы заседаний экспертных комиссий могут содержать очень важные решения по ряду вопросов:

  • об одобрении описей на дела постоянного хранения, по личному составу;
  • об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;
  • об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и примерными перечнями документов, с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;
  • об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов, с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.

Документирование деятельности экспертной комиссии и организацию работы с документами, образовавшимися в результате выполнения ЭК своих функций, осуществляет секретарь комиссии.

В 2011 году на страницах журнала вас ждут ответы на многие вопросы связанные с нюансами оформления документов разных видов: организационно-распорядительных, кадровых, бухгалтерских, юридических. Наши эксперты предостерегут вас от ошибок, помогут наладить делопроизводство и организовать текущий архив, разобраться в оформлении номенклатуры дел на следующий год.

Не забудьте оформить подписку на журнал «Секретариат в вопросах и ответах» на 2011 год!!!

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль