text
Секретариат

Как составляется итоговая запись к номенклатуре дел?

  • 5 сентября 2017
  • 1295

Вопрос

Когда и каким образом составляется итоговая запись к номенклатуре дел? Какие элементы она должна включать?

Ответ

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), включенных в номенклатуру дел по различным категориям.

Отдельно указывается число дел постоянного хранения, долговременного – свыше 10 лет и временного хранения – до 10 лет включительно. Помимо этого указывается количество дел, переходящих на следующий год по каждой категории, и количество дел с отметкой ЭПК – если организация заключила договор с государственным архивом.

Отметка ЭПК поставляется рядом со сроком хранения тех дел, для которых срок хранения не установлен окончательно. По истечении предварительного срока хранения (например, 5 л. ЭПК) вопрос о дальнейшем хранении данного дела решается с участием экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровка его подписи.


Более подробно о номенклатуре дел вы можете узнать в статье.


Итоговая запись к номенклатуре дел составляется по установленной форме, закрепленной в Основных правилах работы архивов организаций.

Итоговая запись по указанной форме составляется также к выписке из номенклатуры дел организации для структурного подразделения, т.е. к номенклатуре дел структурных подразделений. Здесь должна быть сделана отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

Итоговая запись подписывается ответственным за составление номенклатуры. Обязательно проставляется дата подписания.

После подписи и даты следует указать наименование должности лица, передавшего сведения. Это лицо ставит личную подпись и дает ее расшифровку.

Образец оформления итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в организации

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой ЭПК

1

2

3

4

Постоянного

11

2

3

Временного (свыше 10 лет)

21

8

1

Временного (до 10 лет включительно)

34

ИТОГО:

66

10

4

Наименование должности руководителя

службы          ДОУ                                                 Подпись                Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности лица,

передавшего сведения                                          Подпись               Расшифровка подписи                                                                                                                   

Дата

В итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в организациях, не передающих дела на государственное хранение, не содержится графа «с отметкой ЭПК», в ней указываются только переходящие дела.

По срокам хранения

Всего

В том числе переходящих

1

2

3

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Итоговая запись сводной номенклатуры дел организации должна составляться на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений, которые составляются и удостоверяются по аналогичной форме.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.