Секретариат

Как передать дела в архив организации?

  • 6 сентября 2017
  • 381

Вопрос

Я впервые формирую дела для передачи их в архив организации и не имею ни малейшего представления о том, как это правильно делать. Какие требования необходимо соблюдать при их формировании?

Ответ

Документы формируются в дела на основе следующих признаков: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит наименование их вида, например:

приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например:

Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например:

Протоколы заседаний экспертной комиссии организации.


Более подробно о архивном деле вы можете узнать в статье.


Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса, например:

Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку, например:

Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции.

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например:

Квартальные отчеты об основной деятельности предприятий и капитальных вложениях в 2009 г.

Как правило, при формировании дела одновременно используется несколько признаков.


Интересная информация о передаче документов в архив размещена здесь.


Например, при формировании дела с заголовком “План работы отдела кадров с молодыми специалистами на 2008 г.” использованы признаки: номинальный, предметно-вопросный, авторский, хронологический.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

При централизованном ведении делопроизводства в организации дела формируются службой ДОУ, при децентрализованном – как структурными подразделениями, так и службой ДОУ.


Более подробно о ведении архива вы можете узнать в статье.


При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

  1. Раздельно группируются:
  •  документы постоянного и временного сроков хранения;
  •  подлинники и копии документов;
  • годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
  •  утвержденные документы и их проекты.
  1. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
  2. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении).
  3. Каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
  4. В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года. Например, личные дела ведутся на протяжении всего периода работы сотрудника в организации.
  5. В одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела не должна быть не более четырех сантиметров).
  6. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.


Читайте подробнее о архивном хранении по этой ссылке.


Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии.

  • Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами.
  • Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего проекты.
  • Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, перевод на другую работу, предоставление отпусков, командирование работников, увольнение и т.д.), целесообразно группировать в отдельные дела.


Интересная информация о архивном делопроизводстве размещена здесь.


В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

  • Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.
  • Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
  • Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Например, план на 2010 г., составленный в 2009 г., должен быть отнесен к 2010 г., а отчеты за 2009 г, составленные в 2010 г. – к 2009 г.

Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов – в деле последнего года.


Мы рассказывали ранее о архивном деле в 2017 году в материале по ссылке.


Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, пояснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: пояснительная записка к отчету, затем баланс и в конце – приложения.

  • Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
  • Протоколы заседаний, совещаний у руководства и другие группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
  • Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки (по определенному вопросу), начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
  • Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности организации, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.