text
Секретариат

Как завести и формировать личные дела работников?

  • 9 августа 2017
  • 66

Вопрос

В кадровой службе нашего ООО на всех работников оформляются личные дела. При этом руководитель кадровой службы считает, что личное дело должно содержать максимальное количество документов, чтобы обстоятельно характеризовать каждого работника. Поэтому в личные дела работников подшиваются различные заявления с просьбами об оказании материальной помощи, копии приказов об отпуске и т.п. В то же время трудовые договоры работников помещаются в отдельное  дело.

При увольнении работника кадровая служба «закрывает» его личное дело, помещая в него документы, связанные с увольнением, а также составляя внутреннюю опись документов личного дела по форме, утвержденной руководителем организации. Эта опись доводится под роспись до работника в день увольнения. В дальнейшем, при подготовке личного дела уволенного работника для сдачи в архив организации опись документов помещается в конце личного дела и используется для ускорения поиска информации о работнике. Можно ли признать правильным принятый в нашей организации подход к заведению и формированию личных дел работников?

Ответ

Личное дело – это комплекс документов, наиболее полно характеризующих работника.  Однако помещать в личное дело документы, не содержащие деловых характеристик и не отражающие производственную деятельность работника не следует. Поэтому можно признать излишними помещенные в личное дело копии приказов о предоставлении работникам ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков без сохранения заработной платы, заявления работников с просьбами об оказании материальной помощи и т.п.

       В то же время заключенные с работниками трудовые договоры, безусловно, логично помещать в их личные дела. 

       Внутренняя опись документов личного дела традиционно начинает оформляться одновременно с его заведением, а не при подготовке личного дела к сдаче в архив.

       Форма внутренней описи документов дела унифицирована и включена в Основные правила работы архивов организаций, поэтому данный документ не требует утверждения его руководителем организации.

       Работодатель по просьбе работника обязан ознакомить его с документами, имеющими отношение к трудовой деятельности работника, а значит и с документами личного дела (ст. 62 ТК РФ). Однако унифицированная форма внутренней описи документов дела не предусматривает наличие визы ознакомления работника.

     В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций внутренняя опись документов дела должна помещаться в начале дела, а не в конце.

       Ниже приведена унифицированная форма внутренней описи документов дела с примером ее заполнения:

____________________________________________________________________________

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр.  № __04-48__

п/п

Индекс

документа

Дата

документа

Заголовок

документа

Номера

листов ед. хр.

Приме-

чание

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

7

28/09 д

28/09 лл

Ш-БК 074512

28/09

43-к

16.03.2009

16.03.2009

16.03.2009

25.06.2000

17.03.2009

17.03.2009

Дополнение к личному

листку по учету кадров

Личный листок по учету кадров

Автобиография

Копия диплома

Трудовой договор

Копия приказа о приеме

 на работу

1-2

3-6

7

8

9-13

14

Итого:  ___________________________________________________________  документов.            (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи____________________________________________  .

                                                                             (цифрами и прописью)

Инспектор отдела кадров                                                                                        И.О. Фамилия

Дата

_____________________________________________________________________________

Примечание: итоговая запись к внутренней описи документов личного дела составляется

                        после окончания ведения дела (после увольнения работника). Затем опись 

                        подписывается и датируется составителем.     

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.