Чем приводит к провалу ИТ-проекта по внедрению СЭД?

10

Вопрос

Какие причины приводят к провалу ИТ-проекта по внедрению СЭД и как этого не допустить?

Ответ

Провал ИТ-проекта по внедрению СЭД отличается от любого другого ИТ-проекта только самим продуктом и требованиями к подготовке платформы для его внедрения. Поэтому, обсуждая причины неудач таких проектов, разделим их на свойственные для всех ИТ-проектов и на типичные для проектов внедрения СЭД.

К первой группе относятся следующие факторы, влияющие на ход и успех любого ИТ-проекта:

  •  Готовность инфраструктуры заказчика, т.е. наличие требуемых мощностей для внедрения того или иного продукта. Зачастую заказчик не обращает должного внимания на требования к аппаратной части и системному ПО для развертывания внедряемого продукта или полагает, что на начальном этапе опытно-промышленной эксплуатации можно обойтись существующими ресурсами, упуская из внимания затраты на перевод развернутой и используемой системы на другую платформу.

Здесь могут быть «спрятаны» не только ресурсные затраты системных инженеров по переводу системы на новую платформу, но и необходимость доработки самой системы, что в свою очередь влечет за собой затраты на тестирование, обновление рабочей документации, повторное обучение пользователей и другие связанные процедуры.

  •  Готовность рабочей группы заказчика. Команда заказчика не менее важна, чем команда исполнителя. И если к рабочей группе исполнителя, как правило, вопросов не возникает, то рабочая группа заказчика может быть неопределенной.

К началу проекта на стороне заказчика также должна быть сформирована рабочая группа проекта.

Причем в нее должны входить не только ИТ-специалисты, но и бизнес-заказчики (функциональный заказчик, представители топ-менеджмента), и рядовые специалисты (будущие пользователи системы, администраторы данных и другие специалисты, вовлеченные в бизнес-процессы, автоматизируемые внедряемой системой).

Рабочая группа заказчика должна тесно взаимодействовать не только с исполнителем, но и внутри себя, не допуская разногласий, которые в дальнейшем могут отразиться на функциональности системы. Все члены рабочей группы должны быть доступны на время формирования и согласования требований, проведения испытаний и тестирования внедряемого продукта. Руководителем проекта со стороны заказчика может быть как ИТ-специалист, так и руководитель подразделения, которое является функциональным заказчиком.

В случае если руководителем проекта является ИТ-подразделение, то обязательно должно произойти согласование и визирование всех документов, относящихся к функциональности СЭД, со стороны подразделения функционального заказчика.

Роли всех членов рабочей группы должны быть четко описаны, чтобы не допустить ситуации, когда некому принять решение.

Исполнителям рекомендуем на этапе планирования проекта разрабатывать план управления взаимодействием, включая в него рабочие группы исполнителя и заказчика, с описанием всех ролей и зон ответственности, и обязательно подписывать данный документ с заказчиком.

  •  Уровень коммуникации рабочих групп. К сожалению,  даже самый продуманный и, казалось бы, нерисковый проект способен «провалиться» при возникновении проблем с коммуникациями:

кто-то не так понял, кто-то не предупредил об известном риске и т.д.

Чтобы свести неожиданности к минимуму, рекомендуем четко планировать и описывать способы и частоту коммуникаций рабочих групп и обязательно согласовывать план управления коммуникациями на старте проекта. Тогда риск, что проект «сойдет с рельсов» или «уйдет не в ту сторону», будет минимальным.

Ко второй группе относятся факторы, типичные именно для проектов внедрения СЭД:

  •  Пользователи системы не готовы к ее использованию. Чтобы свести этот риск к минимуму, нужно обеспечить грамотное обучение с учетом возраста, функциональных обязанностей пользователей и сложности системы. Важным элементом являются рабочие документы пользователей – инструкции и регламенты.

Как показывает практика, грамотно разработанная краткая и максимально иллюстрированная пошаговая инструкция существенно облегчает работу пользователей, снижая таким образом недовольство и повышая лояльность и симпатию к новому продукту.

  •  Эргономика и функциональный дизайн. Если при разработке или настройке системы не были учтены такие факторы, как удобство ввода информации, и не проводилась демонстрация и согласование дизайна проектов основных рабочих окон с заказчиком на разных этапах внедрения, то, скорее всего, у пользователей системы возникнет много сложностей во время ее использования. Как следствие, может развиться стойкое неприятие системы уже на этапе тестовой или опытной эксплуатации. Это грозит срывом сдачи-приемки системы.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль