text
Секретариат

Как управлять знаниями и их систематизировать?

  • 22 мая 2017
  • 44

Вопрос

Сейчас часто стали говорить об управлении знаниями. А что если у нас этих знаний накопилось столько, что их стало сложно классифицировать? Как построить работу по их систематизации? Может ли этим заняться какой-то сторонний специалист?

Ответ

Начнем с того, что управление знаниями и накопление знаний как сбор информации ‒ не одно и то же. Накопление опыта, его структурирование, классифицирование приводит всего лишь к созданию базы знаний. А вот управление знаниями – это использование накопленных знаний с целью увеличения производительности и снижения издержек, в идеале ‒ в постоянной прогрессии, нарастающей по мере накопления знаний. Очевидно, что управление знаниями не такая простая задача, как кажется на первый взгляд, и наличия одной лишь базы знаний недостаточно. Поэтому, прежде чем решать вопрос о категоризации знаний, стоит задуматься, какие задачи должна решать ваша система управления знаниями:

 будет ли это только хранилище информации с возможностью атрибутивного поиска ‒ по своей сути, всего лишь библиотека (банк знаний), или данная система должна стать важным звеном в бизнес-процессах организации, задачами которого являются выявление, хранение и распространение знаний.

Попробуем разобраться в организации системы управления знаниями в принятом понимании назначения систем данного класса.


Важную информацию о документационном обеспечении управления вы найдете в материале здесь.


Итак, в основе управления знаниями лежит, безусловно, банк или база знаний, решений и инноваций. Для формирования базы и хранения информации могут использоваться любые современные программные решения, в основе которых есть СУБД или даже файловое хранилище, что является самым примитивным вариантом структурирования информации ввиду малых возможностей категоризации и дальнейшего использования в автоматизированном режиме, реализации функции распространения знаний.

Источниками получения знаний являются сотрудники организации, различные мероприятия, публикации, НИОКР, проекты, в том числе инновационные, и т.п. С точки зрения системы управления знаниями они представляют собой субъекты знаний. В свою очередь, объектами знаний являются процессы, которые формируют эти знания.

Если задачу хранения решает СУБД, то задачи выявления и распространения знаний реализуются функциональными сервисами системы. Набор сервисов может быть различен и индивидуален для каждой организации, но для понимания назначения систем данного класса можно выделить следующие:

  • систематический опрос пользователей, автоматизированный сбор информации (отчетов, экспертных оценок, инновационных разработок) для пополнения базы знаний; категоризация и паспортное сопровождение информации;
  • сбор отзывов и их учет в формировании отчетов;
  • формирование отчетов по критериям и паспортным данным, экспорт отчетов в требуемом формате;
  • возможность поиска необходимой информации по заданным критериям и паспортным данным;
  • адресное информирование пользователей о появлении новой информации или отзыве по заданным параметрам;
  • автоматизированная оценка информации, сформированная по заданному алгоритму;
  • мониторинг эффективности запущенных процессов и информирование заинтересованных лиц.

Даже из такого краткого описания становится понятно, что обслуживанием системы управления знаниями не может заниматься один человек. Для обслуживания и поддержки системы должны быть выделены следующие роли:

  • технический администратор системы – сотрудник, обеспечивающий техническую поддержку системы;
  • предметный администратор или оператор ‒ сотрудник, обеспечивающий ввод информации в систему;
  • эксперты или центр компетенции – сотрудник организации, осуществляющий проверку и экспертную оценку новых знаний, обеспечивающий интеграцию знаний и бизнес-процессов организации, реализующий доступ к знаниям для заинтересованных лиц.
Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.