text
Секретариат

Что учитывать при приеме электронных документов на хранение?

  • 7 июля 2017
  • 83

Вопрос

Вопросов у меня накопилось много и я постараюсь задать их все по порядку, тем более, что все они по одной теме. В чем заключается подготовка к передаче в архив электронных документов? Что должно быть указано в сопроводительной документации электронных документов? Что необходимо учитывать при приеме электронных документов на хранение в архив?

Ответ

В архив организации передаются не только документы на бумажных носителях, но и электронные документы (ЭД). Подготовка ЭД к передаче в архив включает следующие этапы:

  • проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
  • запись ЭД на машинные носители;
  • проверка качества записи;
  • описание ЭД;
  • проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
  • подготовка комплекта сопроводительной документации.

Мы рекомендуем почитать о сроках хранения документов материал по этой ссылке.


     В сопроводительной документации ЭД указывается:

название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.), объем документа (для баз данных также – количество записей).

     При приеме ЭД на хранение в архив учитываются такие факторы, как: ограничения на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения.


Читайте о архивном хранении дел, чтобы не совершать ошибок.


Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!


Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.