text
Секретариат

Как регламентируется архивное хранение электронных документов?

  • 30 июня 2017
  • 179

Вопрос

Как законодательство регламентирует архивное хранение электронных документов?

Ответ

Общие вопросы работы с документами Архивного фонда РФ и другими архивными документами, в т. ч. касающиеся электронных документов, оговорены в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (одобр. Советом Федерации 13.10.2004).


У вас не останется вопросов о документировании утери документов после прочтения статьи по ссылке.


Порядок хранения, учета и использования архивных документов определяется:

  •  на уровне архивов организаций – Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
  •  на уровне федеральных архивов и государственных архивов субъектов РФ – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19).

Читайте подробнее о архивном деле в 2017 году по этой ссылке.


Однако формально Основные правила работы архивов организаций не были утверждены Минюстом, а только одобрены Коллегией Росархива, и имеют неясный правовой статус. Активной научно-методической работой в области электронных документов занимается ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).


Важную информацию о видах документов в делопроизводстве вы найдете в материале здесь.


На сегодняшний день действуют следующие положения:

  •  Сроки хранения электронных документов устанавливаются такие же, как и для документов на бумажном носителе, то есть в соответствии с перечнями документов со сроками хранения.

  • в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) и Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182).

  •  Электронные документы включаются в номенклатуру дел организации на общих основаниях, с отметкой в графе «Примечания» о том, что дело ведется в электронном виде.
  •  Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы – жизненный цикл современных СЭД и форматов файлов это позволяет (такие документы допускается не оформлять в дела полностью и не передавать на ведомственное хранение).
  •  Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения включаются в состав архивного фонда организации (специализированного электронного архива).
  •  Конкретные рекомендации по передаче электронных документов в архив, учету, хранению, конвертированию в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, самостоятельно разрабатываемых в организации на основе действующего законодательства, с учетом методических указаний курирующей архивной организации (при ее наличии).

Все о сроках хранения документов вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Документы, разработанные ВНИИДАД в 2013 году, например, «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», довольно подробно описывают порядок организации архивов электронных документов.

На практике эти рекомендации и регламенты по ведению архивного делопроизводства в конкретных организациях используются при создании систем архивного хранения.


Статья о архивном деле поможет вам не допускать ошибок в работе.


Есть ряд технических особенностей и аспектов, которые следует учитывать при организации архивного хранения электронных документов, например:

  •  выбор формата файлов и носителей, способных обеспечить читаемость документов в долгосрочной перспективе;
  •  создание инфраструктуры системы долговременного хранения – поддержка работоспособности прикладного ПО для открытия документов, резервирование данных, периодическое обновление носителей и т.д.;
  •  необходимость защиты персональных и конфиденциальных данных по ряду документов;
  •  использование «усовершенствованной ЭЦП», которая содержит «time stamp» («штамп времени»), т.е. отметку о дате подписания документа и о действительности ЭЦП на момент подписания (требуется для обеспечения возможности подтверждения подлинности подписанных ЭЦП документов через несколько лет).

Для понимания технической стратегии организации долговременного хранения документов можно ориентироваться, например, на следующий документ: ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.


Важную информацию о передаче документов в архив вы найдете в материале здесь.


В то же время одной из серьезных проблем, связанных с использованием электронных документов в организациях – источниках комплектования федеральных и государственных архивов, является то, что подавляющее большинство из них, формально декларируя способность осуществлять приемку, хранение и использование таких документов, фактически еще не готовы к этому.


Статья о архивном делопроизводстве поможет вам не допускать ошибок в работе.


Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!


Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.