Как быть, если знание иностранных языков далеко от совершенства?

28

Вопрос

Я – секретарь на телефоне, снимаю трубку после очередного звонка, но вместо привычного «Добрый день» слышу иностранную речь. Как быть в этой ситуации, если мое знание иностранных языков далеко от совершенства?

Ответ

К таким звонкам лучше готовиться заранее. Раз уж вы секретарь, скажите себе: «В любую минуту может позвонить иностранный партнер нашей компании. Как построить разговор с ним, какие фразы произнести?». Подумайте, на каком языке будет говорить абонент. Если ваша компания поставляет продукцию немецкого производства на японский рынок, скорее всего, звонящий заговорит с вами по-немецки или по-японски. Кроме того, наиболее вероятно звучание английской речи – этот язык давно используется в международном бизнесе в любых странах.

Возьмите листок бумаги и составьте список наиболее вероятных вопросов и ответов. Что обычно говорят абоненты по-русски? Примерно то же самое будут говорить и иностранцы. Вот примерный список наиболее употребляемых фраз.

  • Добрый день!
  • Соедините меня с добавочным номером 123.
  • Соедините меня с Сергеем Калининым.
  • Примите факс, пожалуйста.
  • На какой e-mail я могу отправить предложение вашей компании?
  • Я позвоню позже.
  • Спасибо.
  • До свидания.

Главное – не волнуйтесь и не впадайте в панику. Как видите, выбор фраз довольно невелик, а половина из них не требует от вас ответных реплик. Поэтому справиться с разговором с иностранцем зачастую проще, чем с говорливым русскоязычным абонентом.

Важная и первоочередная задача – определить, на каком языке говорит звонящий и на каком языке вы сможете вести с ним беседу. Допустим, в школе вы учили английский, и в памяти сохранилось хотя бы несколько слов. В таком случае стройте свою беседу с прицелом на английский язык. Если вы уверены, что звонящий говорит не по-английски, смело задайте ему вопрос: Do you speak English? («Говорите ли вы по-английски?»).

Очень важный момент: если вы слабо владеете языком, не пытайтесь выпалить единственную известную вам фразу на максимальной скорости и с идеальным произношением. Абонент подумает, что вы в совершенстве владеете языком, и начнет говорить с такой же скоростью, что для вас будет равносильно катастрофе. Лучше произносите фразы медленно, с расстановкой, и собеседник подстроится под вас. Если он продолжает тараторить, спокойно скажите:

«Talk a little bit slowly, my English is not very well» (Пожалуйста, говорите медленнее, мой английский не очень хорош») или «Repeat please!» («Повторите, пожалуйста»).

Как правило, все телефонные переговоры сводятся к стандартному набору фраз. После обмена приветствиями абонент просит соединить с одним из сотрудников компании либо принять факс. Секретарь должен правильно услышать фамилию или должность и перевести звонок.

Если не чувствуете себя достаточно подкованной в языке, заранее переведите несколько основных фраз с помощью словаря или интернет-переводчика, распечатайте их и положите рядом с телефоном. Эта шпаргалка поможет вам не растеряться и чувствовать себя увереннее. Также в свободное время прорепетируйте разговор с другим секретарем или перед зеркалом, тогда в нужный момент заранее отработанные фразы будут сами слетать с языка.

Из следующей таблицы вы можете узнать ключевые для секретарей фразы на английском.

Русский

Английский

Здравствуйте!

Hello!

Пожалуйста, добавочный номер 123

Extension number one-two-three please.

Могу я поговорить с господином Калининым?

Can I talk with mister Kalinin?

Примите факс

Receive a fax please.

Пришлите сообщение на e-mail

Please send an e-mail. Our address: info@mail.ru

Перезвоните позже

Call back later please

Перезвоните через два часа

Call back in two hours please

Спасибо, до свидания

Thank you, good bye

При диктовке адреса электронной почты могут возникнуть сложности, потому что иностранцы могут не понять распространенных в России идентификатров «Эс как доллар, Е как евро, И с точкой, игрек как У» и т. д. Лучше всего использовать названия букв английского алфавита. Точка по-английски называется dot, значок «собака» – at.  Таким образом, адрес info@mail.ru нужно диктовать так: ай-эн-эф-оу-эт-эм-эй-ай-эл-дот-ар-ю. Потренируйтесь на реальном адресе своей компании, напишите его на бумажке и держите всегда под рукой.

Также можно прибегнуть к названиям букв, принятых в международном радиообмене. Эти названия многие знают, попробуйте использовать их в обиходе.

Обозначения букв в международном радиообмене

A

Alpha

B

Bravo

C

Charlie

D

Delta

E

Echo

F

Foxtrot

G

Golf

H

Hotel

I

India

J

Juliet

K

Kilo

L

Lima

M

Mike

N

November

O

Oscar

P

Papa

Q

Quebec

R

Romeo

S

Sierra

T

Tango

U

Uniform

V

Victor

W

Whiskey

X

X-ray

Y

Yankee

Z

Zulu

Если вы не уверены в себе, всегда можно передать трубку более подкованному в языках секретарю или договориться с любым знающим языки сотрудником о том, что все входящие звонки на иностранном языке будут переключаться на него. Но в любом случае учите разговорные фразы и повышайте свой профессиональный уровень – это сильно увеличит вашу ценность как специалиста.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль