Активировать демодоступ

Секретариат

Как по этикету правильно соединять руководителя с абонентами?

15 мая 2016
93
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Вы часто публикуете вопросы читателей о телефонном общении. Но пока еще не затрагивали нюансы телефонного соединения по просьбе руководителя и сотрудников. Как оно должно происходить по правилам этикета?

Ответ

Круг должностных лиц организации, которые вправе обратиться к секретарю с просьбой о телефонном соединении (только руководители высшего звена или все сотрудники организации) определяется внутренними нормативно-правовыми документами организации (положением об управлении, положением о секретариате, инструкцией по обеспечению телефонных контактов) или трудовым договором (должностной инструкцией) секретаря. Получив соответствующее задание, секретарь должен найти номер телефона, проверить, целесообразно ли данному абоненту звонить именно в это время, назвать свою организацию и изложить свою просьбу. Например:


Читайте о деловом этикете, чтобы не совершать ошибок.


- Фирма «Икс». Наш директор Иванов просил соединить его с Петром Петровичем.

Имея в виду, что исполнением служебных обязанностей «обеспокоить» нельзя, не рекомендуется произносить слово «беспокоит». Услышав в трубке голос нужного абонента, следует еще раз поздороваться, назвав собеседника по имени и отчеству, и изложить свою просьбу. Например:

- Здравствуйте, Петр Петрович! Фирма «Икс». С Вами просил соединить наш директор Иванов Иван Иванович.

Докладывая своему руководителю, необходимо назвать должность, фамилию, имя и отчество абонента.


Подробнее о деловом этикете мы написали в материале по ссылке.


Если нужного абонента не оказалось на месте, секретарь должен выяснить, когда следует перезвонить и обязательно доложить об этом своему руководителю в следующих выражениях:

- Петрова нет на месте. Будет в 1530. Я соединю.

Дальнейшие действия должны быть следующими:

  • в 1525 уточнить у руководителя, нужно ли повторить соединение (у руководителя могли измениться планы, он мог получить информацию из другого источника, с ним могли связаться по его личному мобильному телефону и т.д.);
  • соединить.

Читайте подробнее о графике руководителя по этой ссылке.


В допустимых случаях можно попросить лицо, принявшее сообщение, передать просьбу об ответном звонке, продиктовав номера телефонов своего офиса, фамилию, имя, отчество лица, по чьей просьбе осуществлялось соединение, и, возможно, время, предпочтительное для ответного контакта.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.