какие «негласные» правила конфиденциальности необходимо соблюдать секретарям?

11

Вопрос

Как известно, секретари появились еще в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов (от латинского secretarius – хранящий тайны). А какие «негласные» правила конфиденциальности необходимо соблюдать секретарям в наши дни?

Ответ

Секретарь, ведя деловую переписку, переговоры по телефону, допущен к «святая святых» – тайнам фирмы. Разумеется, от него требуется соблюдения тайн в полном неразглашении.

Все секреты компании вы должны держать при себе. Не критикуйте фирму, особенно при посторонних.

Кроме того,  никогда  никому не пересказывайте того,  что вам приходится иногда услышать от сослуживцев или руководителя  об их личной жизни.


Интересная информация о секретаре руководителя размещена здесь.


Специалисты по защите информации обращают внимание на  возможность визуального съема конфиденциальной информации – чтение документов на рабочем месте секретаря (в том числе с экрана дисплея, с печатающего устройства, с документов, лежащих на столе) в его присутствии или отсутствии. 

Поэтому, если вы работаете на компьютере с конфиденциальной информацией и к вашему столу подошел  посторонний человек, пусть даже сотрудник вашей фирмы, сверните документ или отверните от него дисплей компьютера.

Чтобы не поступать так явно, ваше рабочее место должно быть так устроено, чтобы посетители не могли видеть экран компьютера. Можно также установить время «отключения» экрана в пределах 2-3 минут, чтобы текст, набранный вами, скрывался за заставкой.


Более подробно о профстандартах секретаря вы можете узнать в статье.


Также  не оставляйте на столе  важные документы, убирайте их в шкаф или сейф. Так, если вы работали с документом, а вас к себе вызвал ваш шеф, уберите документ в ящик стола.

Имея в виду, что в приемной могут присутствовать посторонние лица, нельзя:

  •  оставлять в зоне свободного доступа печати, бланки, документы организации;
  •  обсуждать (в т.ч. по телефону) служебные проблемы в присутствии третьих лиц;
  •  размещать в приемной стенды с внутренней информацией;
  •  упоминать наименование организаций, куда уехали сотрудники или с кем проводятся переговоры.

Нельзя  пересказывать другим то, что вам рассказали в личной беседе. Хотя секретарь всегда в курсе дел, но далеко не всегда это показывает. Такова этика аппаратной работы. Вместе с тем, услышав что-либо неблагоприятное для компании, ее персонала, чтобы исправить ситуацию, секретарь сочтет своим долгом сообщить об этом начальству. Это ее работа – поддерживать информированность руководителя.


Более подробно о карьере секретаря вы можете узнать в статье.


Интересен пример, приведенный секретарем солидной фирмы. Она работала у руководителя, которого сама охарактеризовала следующим образом: «Он тихий такой, мы его так и зовем – тихий ужас…». Так вот, идя на прием к «тихому ужасу», сотрудники всегда интересовались у секретаря о настроении руководителя. Девушка подробно всех информировала. Через какое-то время ее вызвал к себе начальник службы безопасности и сделал строгое замечание, что информация о настроении и характере руководителя относится к конфиденциальной и разглашена быть не может.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль