Какие есть особенности организации и подготовки конференций?

251

Вопрос

Секретари и помощники руководителей часто готовят различные мероприятия. Какие особенности организации и подготовки конференций нам стоит «взять на вооружение»?

Ответ

Особенностью конференций, отраслевых совещаний или семинаров и т.п. конферентных мероприятий является то, что на них, как правило, присутствуют лица, приехавшие из других городов, в т. ч. и представители других организаций.

При разработке такого рода мероприятий в общий план подготовки вносятся существенные дополнения.

Для составления списка участников помощнику руководителя необходимо воспользоваться информационными базами организации (списки партнеров, клиентов, поставщиков и т.д.), проанализировать переписку, которую ведет руководитель, и его телефонные контакты.

Учитывая то, что каждый руководитель структурного подразделения имеет свой круг деловых контактов, можно (по согласованию с руководителем организации) привлечь руководителей отделов к составлению списка участников конференции.

Для удобства обработки информации целесообразно данные о каждом участнике фиксировать в специальной карточной форме, в т.ч. электронной.

Примерная форма для фиксации хода подготовки конференции (отраслевого совещания, семинара)

Наименование организации

Должность, Ф.И.О. приглашенного

Дата и способ приглашения

Ссылка на ответ

Отношение к участию (да/нет)

Действия

Тема выступления

Отметка об оплате регистрационного взноса (заполняется при необходимости)

Отметка об отправке материалов

Гостиница

Обратные билеты (вид транспорта, дата, номер рейса)

Регистрация (отметка о прибытии)

Наименование организации, должность, фамилию, имя, отчество приглашаемого лица требуется указывать для того, чтобы иметь представление о количественном и должностном составе участников, приглашенных от каждой организации. Имя и отчество нужно вносить полностью.

Графа «Дата и способ приглашения» позволяет заранее планировать, каким именно способом (телефонное, факсимильное или электронное сообщение, письмо, отправленное почтой, и т. д.) будет приглашен участник мероприятия.

Помните, что чем выше статус конферентного мероприятия и должностной ранг приглашаемого лица, тем меньше вариантов выбора способа приглашения – в основном, это будет только письмо, оформленное на бланке и отправленное почтой.

Сведения граф «Ссылка на ответ» и «Отношение к участию (да/нет)» дают возможность оперативно планировать дальнейшие действия: выслать материалы (намечаемые для обсуждения или презентационные), отправить более убедительное письмо-приглашение, обратиться к посредничеству третьей стороны.

Информация из графы «Тема выступления» должна быть использована при формировании повестки дня или при составлении программы работы мероприятия.

Графа «Отметка об оплате регистрационного взноса» включается в форму и заполняется только в том случае, если планируется оплата участия в проводимом мероприятии.

Отметка об отправке материалов проставляется после отправки материалов, необходимых участнику мероприятия.

Графа «Гостиница» должна быть заполнена после того, как участники мероприятия сообщат свои пожелания по размещению в гостиницах.

Графа «Обратные билеты (вид транспорта, дата, номер рейса)» заполняется в том случае, если приглашенный не имеет обратного билета, вынужден сократить или, наоборот, продлить свое присутствие на мероприятии. Принимающая сторона должна оказать ему в этом содействие.

Графа «Регистрация (отметка о прибытии)» заполняется перед началом работы конферентного мероприятия.

После того как будет определен состав участников, следует составить текст письма-приглашения.

В пись­ме нужно указать: кто является организатором мероприятия; дату проведения, название мероприятия, тему или вопросы, выносимые на обсуждение; сумму регистрационного взноса; место проведения.

В приложении к письму, как правило, направляют повестку дня или программу работы, форму заявки на участие в конферентном мероприятии, схему проезда и предлагаемые варианты размещения в гостиницах.

Составляя программу работы конферентного мероприятия, необходимо принимать во внимание следующие обстоятельства:

  • Времени, отведенного для регистрации, должно быть достаточно для того, чтобы зарегистрировались все участники мероприятия, т.е. оно рассчитывается исходя из количества  участников.
  • Продолжительность перерывов определяется количеством участников, особенностями здания;  предполагается, что его должно хватить для того, чтобы каждый участник мероприятия успел, например, выпить кофе, позвонить, вымыть руки и т.д.
  • Учитывая, что некоторые участники мероприятия могут несвоевременно вернуться в зал после перерыва, желательно начинать очередную часть заседания с выступления представителя организаторов.

Примерная форма программы конференции (отраслевого совещания, семинара)

Порядок работы

Дата

09.00 – 10.00    – регистрация участников

10.00 – 14.00    – пленарное заседание

14.20                 – круглый стол, семинары

Перерывы: 11.50 – 12.10; 14.00 – 14.20

Регламент выступлений на конференции:

доклад – 20 мин.,сообщение – 10 мин.

Программа работы конференции

Дата

09.00 – 10.00 - регистрация участников

10.00               - открытие конференции

Выступления организаторов

10.15 – 14.00 - пленарное заседание

1. Ф.И.О., должность

Название доклада (сообщения)

2. Ф.И.О., должность

Название доклада (сообщения)

3. Ф.И.О., должность

Название доклада (сообщения)

4. Ф.И.О., должность

Название доклада (сообщения)

14.20               Круглый стол «Наименование»,

                        ведет (Ф.И.О., должность)

15.30               Семинар «Наименование»

Примерная форма заявки на участие в научно-практической конференции

Наименование организации

Должность

 Ф.И.О.

Паспортные данные

Контактный телефон (факс), адрес электронной почты

Номер и дата платежного поручения

Тема выступления

Личная подпись

В ходе подготовки конферентного мероприятия помощнику руководителя следует координировать работу соответствующих структурных подразделений, своевременно вносить изменения в программу работы конферентного мероприятия, темы докладов и выступлений, оперативно информировать руководителя о ходе подготовки.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль