text
Секретариат

Какие ошибки в кадровом делопроизводстве наиболее типичны?

  • 15 июня 2017
  • 105

Вопрос

Я совмещаю обязанности секретаря и кадровика. Хочу узнать: какие ошибки в кадровом делопроизводстве наиболее типичны и могут стать проблемой для всей организации?

Ответ

Самыми грубыми ошибками при этом является непонимание необходимости составления того или иного документа, составление в ряде ситуаций ненужных (лишних) документов,  неверном документирование возникающих ситуаций.

Довольно распространенной, особенно в кадровом делопроизводстве, является следующая ошибка, когда, руководствуясь нормами ранее действовавшего трудового законодательства, специалисты кадровых служб требуют от граждан или составляют документы, не требующиеся в настоящее время.


Подробнее об ошибках в документах мы писали здесь.


Так, при приеме работника на работу по-прежнему предлагают ему написать заявление с просьбой о приеме, хотя трудовые отношения между работником и работодателем не возникают, как раньше, на основании заявления работника. Основанием возникновения трудовых отношений, согласно ч. 1 ст. 16 ТК РФ, является заключенный работником и работодателем трудовой договор.

       Много лишней документации составляется при постоянных и временных переводах на другую работу, при замене отсутствующего работника другим работником без освобождения последнего от трудовой функции, определенной трудовым договором.


Читайте подробнее о ведении делопроизводства по этой ссылке.


При переводах на другую работу, например, часто составляют докладные записки, на которых проставляют визы согласования, хотя их можно проставить на дополнительном соглашении к трудовому договору.

При замещении отсутствующего работника также составляют докладные записки, а работника просят выразить свое согласие на замещение в заявлении, хотя вполне достаточно было бы составить дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника.

В некоторых организациях при увольнении работника по п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (соглашение сторон) работнику предлагают написать заявление о том, что он хочет уволиться именно по этому основанию, а затем уже составляют соглашение сторон об увольнении, что нельзя признать правильным, т. к. заявления в данном случае не требуется.   


Мы рассказывали ранее о формировании дел в материале по ссылке.


       Другой не менее серьезной ошибкой является неверное определение вида документа, который нужно составить при возникновении тех или иных обстоятельств. Некоторые примеры таких ошибок приведены в таблице:

Ситуация

Сложившееся в практике многих организаций

документирование данной ситуации

Правильный порядок

документирования данной

ситуации

Совмещение профессий

Заявление работника, докладная записка руководителя структурного подразделения, приказ о совмещении профессий

Дополнительное соглашение к трудовому договору (при необходимости с визами согласования заинтересованных должностных лиц), приказ о совмещении профессий

Совместительство

Дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о совместительстве

Трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная каточка работника (форма № Т-2), табель учета рабочего времени

Отказ работника от ознакомления с приказом

Соответствующая отметка в приказе, проставляемая работником кадровой службы

Акт об отказе работника ознакомиться с приказом и соответствующая отметка в приказе

Изменение режима работы организации без согласия работника

Соответствующее уведомление работников не менее чем за два месяца, приказ о введении нового режима работы, внесение изменений в правила внутреннего трудового распорядка

Приказ по основной деятельности с указанием организационных или технологических причин для изменения режима работы, соответствующее уведомление работников не менее чем за два месяца, внесение изменений в правила внутреннего трудового распорядка, дополнительное соглашение к трудовому договору

Введение системы аттестации работников без их согласия

Соответствующее уведомление работников не менее чем за два месяца, приказ об утверждении: аттестационной комиссии, графика проведения аттестации и формы аттестационного листа

Приказ по основной деятельности с указанием организационных или технологических причин для введения аттестации, соответствующее уведомление работников не менее чем за два месяца, дополнительное соглашение к трудовому договору, положение об аттестации, приказ об утверждении: аттестационной комиссии, графика проведения аттестации, форм аттестационных документов

Отказ работника от получения трудовой книжки при увольнении

Акт об отказе работника от получения трудовой книжки

Акт об отказе работника от получения трудовой книжки, уведомление, направляемое работнику в день увольнения с предложением получить трудовую книжку или дать согласие на ее отправку по почте

Получение канцелярией корреспонденции с неполным составом приложений

Докладная записка начальника канцелярии на имя руководителя организации об отсутствующих документах

Акт об отсутствующих документах в двух экземплярах, один из которых направляется в организацию, приславшую документы

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.