text
Секретариат

Каковы способы группировки документов?

  • 31 мая 2017
  • 114

Вопрос

Для того чтобы быстро найти нужные документы, необходимо правильно сформировать их в дела. О том, как это происходит на практике, вы уже знаете из предыдущего номера. Каковы способы группировки документов внутри дел для разных категорий документов? Как организовать оперативное хранение дел, оформить внутреннюю опись, лист-заместитель и карту-заместитель – читайте во второй части статьи.

Ответ

Организация оперативного хранения дел

Когда дела сформированы (закончены), их в течение определенного времени хранят по месту формирования в структурных подразделениях до передачи в архив организации. Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретаря отдела), формирование и хранение дел возлагается на одного из сотрудников отдела. В небольшой фирме за хранение дел отвечает секретарь руководителя или один из сотрудников секретариата.

И в структурных подразделениях, и у секретаря должна быть обеспечена сохранность дел, их защита от пыли и воздействия солнечного света. Поэтому дела размещают в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках.

Чтобы обеспечить быстрый поиск нужных дел и документов, дела располагаются на полках вертикально в той последовательности, в которой они располагаются в номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре например: 01-01, 01-02 и т. д. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа.

Номенклатура дел является справочным инструментом для поиска нужной информации. Так, чтобы определить, где искать необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и по нему – папку с тем же номером.

Завершенные дела с временными сроками хранения (до 10 лет) хранятся в структурном подразделении в течение срока, указанного в номенклатуре. Затем они уничтожаются.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух или более лет для справочной работы, после чего передаются в архив организации. Дела с меньшими сроками хранения также могут передаваться в архив организации по распоряжению ее руководителя.


У вас не останется вопросов о исходящих документах после прочтения статьи по ссылке.


Внутренняя опись

Для учета ряда категорий документов составляется внутренняя опись (см. Основные правила работы архивов организаций. Приложение. 10) Она подшивается в начале дела или подклеивается к внутренней стороне его лицевой обложки.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Это определяется спецификой данной документации: особо ценные документы, личные дела, документы ограниченного доступа и т. д. Кроме того, опись составляется для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, т. е. если по заголовку можно узнать, какие виды и разновидности документов находятся в папке, но нельзя узнать их конкретное содержание. Например:

Приказы по основной деятельности”

или

Переписка с партнерами о заключении и выполнении договоров”.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. В ней содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. Завершается опись итоговой записью с указанием цифрами и прописью количества включенных в нее документов и количества листов самой описи.

Внутренняя опись

документов ед. хр. №__02-10_________________

пп

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов ед.хр.

Примечание

1

2

3

4

5

6

1

2

….

100

10/12-05

02-10/15

……

96/12-05

25.01.2005

28.01.2005

……

24.12.2005

О дополнительном предложении по поставкам запчастей

О возможности заключения нового договора о поставках запчастей

…..

О результатах экспертизы приборов

1, 2

3

……

220

Итого__100 (сто)________________________документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи__5 (пять)_________

(цифрами и прописью)

Руководитель секретариата                                                   Д.С. Гуров

30.12.2005

Если в составе документов дела происходят изменения (например, в дело включаются новые документы, один документ заменяется на другой и т. д.), в графе “Примечания” делается запись со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи.

Лист-заместитель

В течение года для работы могут понадобиться документы, которые уже включены в дело. При изъятии документа ответственное за формирование дела должностное лицо обязано вложить на его место лист-заместитель (см. рекомендуемую форму, которая традиционно сложилась в делопроизводстве). В этом документе указываются данные о выданном документе (№, от кого поступил, по какому вопросу и т. п. ), когда и кому он выдан:

Лист-заместитель

Документ №_23/05-03___от 16.04.2005, поступивший (или отправленный)

от компании “Электротехника”___________________

наименование корреспондента (адресата)

По вопросу поставок трансформаторов

Выдан ____23.02.2006                _гл.механику А.А.Петрову______

когда                                                 кому

Выдал _________________       Получил____________________

После окончания делопроизводственного года допускается выдавать во временное пользование только дело целиком.

Карта-заместитель

На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель (см. рекомендуемую форму, которая традиционно сложилась в делопроизводстве) с указанием структурного подразделения, индекса выданного дела, даты выдачи, лица, которому выдано дело, даты его возвращения. Также предусматриваются графы для росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Дело № 04-05                                                           2004 г.

Отдел маркетинга_____________

структурное подразделение

Дата выдачи

Количество листов

Кому выдано

Расписка получателя

Дата возврата

Расписка о приеме

23.03.2006

 210

Григорьеву А.М.

10.04.2006

Срок, на который выдаются дела сотруднику данной организации, не может превышать одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Дела могут быть выданы и в другие организации. В этом случае дела предоставляются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя того предприятия или учреждения, где дело сформировано и находится на хранении.

Компетентные органы (например, прокуратура) могут потребовать выдать им документы из дел. В этом случае предъявляется письменное распоряжение этих органов и дается разрешение руководства организации на изъятие документов с обязательным составлением акта об изъятии подлинника документа. На место изъятого документа в дело подшивается его заверенная копия.

Соблюдение рассмотренных правил формирования и хранения дел в делопроизводстве организации до передачи их в архив или уничтожения позволяет избежать многих проблем. Не случайно в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) оперативное хранение документов включено в состав информационно-поисковых систем по документам предприятий. Только упорядоченное формирование дел и их хранение дают возможность значительно снизить затраты времени на поиск необходимых документов, решить вопросы сохранности документации, а значит, сделать более эффективной и работу самой организации.

Поле

Элеваторная картотека - устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) с картами или иными документами на рабочее место оператора. Подача лотков осуществляется в соответствии с адресом (кодом, идентификатором) рабочего места, набираемым на пульте управления.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.