text
Секретариат

Как быть с приказами, если нумерация пропущена?

  • 16 июня 2017
  • 111

Вопрос

Как быть с приказами, если нумерация некоторых из них пропущена, соответственно о них нет записи в журнале регистрации приказов? Кроме этого на предприятии с недавнего времени введена автоматизация, поэтому эти приказы просто не существуют.

Ответ

Поскольку вы не совсем ясно изложили возникшую в вашей организации проблему, отвечу на этот вопрос так, как я его поняла.


Об интранет-порталах и автоматизации бизнес-процессов предприятия читайте подробнее по ссылке.


Из-за пропуска нумерации в каких-то ситуациях, возможно, придётся доказывать, что приказ с пропущенным номером вообще не существовал и что номер был пропущен автоматически программой либо вследствие технической ошибки. По поводу того, насколько данная проблема серьёзна и стоит ли обращать на неё внимание, желательно посоветоваться с юристом организации.


Все о распорядительных документах вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Если пропуски случаются редко, то я бы рекомендовала зафиксировать факт того, что этих приказов никогда не существовало в природе, для чего в журнале регистрации приказов напротив отсутствующих номеров указать «номер механически пропущен» (чтобы не писать от руки, можно заказать штампик).

При оформлении дела с приказами на его обложке также нужно будет указать, какие номера приказов механически пропущены. Тогда ни у кого из тех, кто сейчас или впоследствии будет обращаться к документам, не будет возникать лишних вопросов.

Если же пропуск номеров происходит регулярно вследствие особенностей работы используемой организацией программы, то рекомендуется иметь под рукой (создать и утвердить, если нужно) внутренний нормативный документ, который бы отмечал эту особенность и подтверждал, что пропуск номеров допускается принятой в организации практикой учета приказов.

В этом случая я бы настаивала на том, чтобы учет приказов велся в той же программе, которая их регистрирует (при необходимости сформированный в программе журнал можно время от времени распечатывать и оформлять по правилам бумажного делопроизводства). При формировании дела с приказами в этом случае нужно будет сформировать (лучше с использованием программных средств) внутреннюю опись, по которой и можно будет судить о наличии в деле документа с определенным номером.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.