text
Секретариат

Какие организационные документы должны утверждаться?

  • 21 июня 2017
  • 425

Вопрос

В нашей организации для утверждения организационных документов (должностных инструкций, положений об аттестации и др.), как правило, издаются другие документы (приказы). Целесообразно ли это делать? Какие документы должны утверждаться подобным образом?

Ответ

В некоторых организациях издают приказы для утверждения должностных инструкций, что представляется излишним. Конечно, с одной стороны, должностная инструкция – многостраничный документ, состоящий из разделов, пунктов и подпунктов. Но с другой стороны, каждая должностная инструкция имеет ограниченную сферу действия: распространяется только на тех работников организации, которые занимают данную должность. После утверждения должностной инструкции руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом документ вступает в силу без каких бы то ни было дополнительных действий, указаний или распоряжений. Поэтому должностные инструкции не требуют издания специального утверждающего их документа и утверждаются должностным лицом.

       В то же время для утверждения такого сложного по составу информации документа как положение об аттестации далеко не всегда издается соответствующий приказ руководителя организации, что было бы вполне оправдано, т. к. переход организации к проведению аттестации работников процесс непростой и многоступенчатый:

  • обоснование введения процедуры аттестации и изменение условий заключенных с работниками трудовых договоров;
  • создание аттестационной комиссии и разработка графика проведения аттестации;
  • разработка всех необходимых для проведения аттестации форм документов:

       отчетные документы работника и его непосредственного руководителя, протокол заседания аттестационной комиссии, аттестационный лист и т. д.;

  • другие процедуры.

       Другим «классическим» примером документа, требующего утверждения посредством издания приказа, является Инструкция по делопроизводству, требования которой обязательны для всех работников, связанных с созданием, обработкой и хранением документов организации. Введение в действие данного документа требует: его тиражирования и передачи исполнителям; разъяснения работникам организации закрепленных в Инструкции положений; методического обеспечения процесса перехода на работу по новой Инструкции; при необходимости – проведения обучения работников структурных подразделений организации новым приемам и процедурам, связанным с обработкой документов. Кроме того, следует организовать контроль за сроками внедрения Инструкции и за правильным ее применением.


О организационных документах читайте подробнее по ссылке.


       Таким образом, способ утверждения документа посредством издания другого документа целесообразно применять при подготовке и внедрении сложных по содержанию организационных документов (локальных нормативных актов), затрагивающих интересы многих работников или устанавливающих общие правила и нормы, распространяющиеся на деятельность организации в целом.

       Традиционно в Инструкцию по делопроизводству включается Перечень документов организации, подлежащих утверждению. Как правило, документы в этом Перечне для удобства восприятия располагают по алфавиту видов документов. Можно порекомендовать дополнительно классифицировать документы Перечня по признаку «способ утверждения»:

 личное утверждение документов руководителем организации, утверждение посредством издания руководителем организации соответствующего приказа, утверждение собранием акционеров или участников общества (протокол) и др.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.