Секретариат

Какие разновидности справок существуют?

  • 26 июня 2017
  • 145

Вопрос

Какими особенностями оформления отличаются внешние и внутренние справки? Какие разновидности справок вообще существуют?

Ответ

Справка – документ, относящийся к системе информационно-справочной документации и составляемый для описания и подтверждения тех или иных фактов или событий.

Для многих ситуаций, требующих составления документа в виде справки, разработаны унифицированные формы документов.

Унифицированные формы справок имеются в системе учетной документации, налоговой, банковской, труда и занятости населения и др.

Естественно, что составление справки на основе унифицированной формы не составляет особого труда, тем более что для многих унифицированных форм имеются указания по их заполнению. Сложности, как правило, возникают тогда, когда нужно составить справку, для которой нет унифицированной формы, то есть в свободной форме.

Если справка предназначена для представления в другую организацию, она должна содержать реквизиты организации – автора (в этом случае нередко говорят о том, что используется угловой штамп, хотя в делопроизводстве угловые штампы с реквизитами организации уже давно не используются, вместо них используется бланк письма, поскольку именно он содержит реквизиты организации, в частности справочные данные об организации: почтовый адрес, телефоны, факс и др.). Примером такого рода справки может быть справка с места работы, которая, если в организации нет специального бланка для таких справок, может составляться просто на бланке письма, но с обязательным указанием вида документа, то есть на документе должно быть написано: СПРАВКА.

Пример справки с места работы на специальном бланке:

Закрытое акционерное общества

«ДЕЛЬТА-М»

ул. Генерала Ермолова, 15, Москва, 122655,

тел./факс 775-76-76; тел +7-495-661-22-13

СПРАВКА

____________ № __________

            Дана _________________________________________________________________

                                               (фамилия, имя, отчество)

в том, что он (она) действительно работает в _____________________________________

____________________________________________________________________________

(наименование организации)

должности __________________________________________________________________

                                               (наименование должности)

с окладом ___________________________________________________________________

                                   (указать размер заработной платы)

Справка дана для представления в ________________________________________

____________________________________________________________________________

(указать, куда)

__________________________________________________________________________ .

Наименование должности

руководителя                                                           (личная подпись)                             И.О. Фамилия

                                   Печать

По требованию некоторых органов в справках может указываться и другая информация, поэтому в форме справки с места работы следует предусмотреть возможность внесения требуемой информации.

Справки «внутренние», отражающие основную (производственную) деятельность, составляются на стандартных листах бумаги, то есть без бланка. Как правило, такого рода справки готовятся в структурных подразделениях и представляются руководству.

Разновидности справок

Независимо от характера составляемой справки (информационная, отчетная, аналитическая), на справке должно присутствовать наименование вида документа – СПРАВКА. Справки информационного характера в последние годы в некоторых организациях (особенно в органах власти) стали называть не справками, а информацией, то есть на документе вместо слова «справка» указывается «информация», например: Информация о подготовке к празднованию Дня города, Информация о результатах рассмотрения обращения граждан в 1-м полугодии 2009 г.

Такую практику нельзя признать правильной по ряду причин. Во-первых, в системе видов документов нет документа под названием «информация», во-вторых, использовать слово «информация» для обозначения вида документа, даже если бы в этом действительно была необходимость, не очень удобно из-за его многозначности в русском языке.

Если справка является отчетной по своему характеру, в заголовке к справке должно быть указано, какой период охватывает содержащаяся в справке информация или к какому времени относится информация, например:

Справка о размере задолженности предприятия по налогам в федеральный бюджет по состоянию на 1 мая 2009 г.

Оформляются «внутренние» справки, в целом, как докладные и служебные записки, например:

ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ

                                                                                                     Руководителю управления

СПРАВКА                                                                        О.М. Харитонову

 14.05.2011                        5         

О результатах финансовой деятельности

Московского машиностроительного

завода «Парус»

Значительную часть всей выпускаемой Московским машиностроительным заводом «Парус» продукции – 85% – составляет продукция, изготавливаемая по государственному заказу. Объем выручки от реализованной за 2010 г. продукции по сравнению с 2009 г. увеличился на 154%, при этом затраты на производство продукции увеличились на 170%. Превышение затрат привело к образованию убытка. Балансовый убыток за 2008 г. составил 3 107 520 руб.

Дебиторская задолженность за IV квартал 2010 г. увеличилась на 17 454 501 руб., или на 117%. Кредиторская задолженность за 2010 г. уменьшилась по сравнению с 2009 г. на 8 470 803 руб., т.е. на 12%. Основными кредиторами завода являются поставщики сырья и материалов и бюджет.

Анализ некоторых данных бухгалтерской отчетности предприятия показал: для получения прибыли Московскому машиностроительному заводу «Парус» необходимо уменьшить затраты на производство, увеличить вложение капиталов в финансово-хозяйственную деятельность завода либо приравнять цены на продукцию предприятия к рыночным.

Начальник управления                   (личная подпись)                             В.Ф. Панина

Несколько иначе следует оформлять справки аналитического характера, содержащие информацию по вопросам, представляемым на рассмотрение коллегиального (совещательного) органа. Такие справки, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги, на которых указывается название вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое (например: Справка о ходе работы по теме 2.2.1. «Разработка словаря «Управление документами. Термины и определения»), текст и подпись составителя справки, которым, как правило, является руководитель структурного подразделения. Если справка готовится группой лиц, она подписывается ответственным исполнителем.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.