Активировать демодоступ

Секретариат

Как правильно организовать передачу внутренних документов на подпись в компании?

17 мая 2016
147
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Как правильно организовать передачу внутренних документов на подпись в компании? Документы ежедневно развозятся курьерами, никто не регистрирует, куда их отправили, кто подписал, в результате возникают жалобы из всех подразделений офиса о невозвращении переданных в наш отдел документов (юридических, финансовых, бухгалтерских).

Ответ

Ситуация понятная: если хотя бы на одном этапе перемещение документа не контролируется, возможны утери документов. Можно предложить только одно: ввести учет перемещений документа. При этом не нужно путать учет с регистрацией. Никаких отдельных регистрационных номеров присваивать документам не нужно. Необходимо передавать документы курьеру по реестру, в котором должно быть указано, какие документы ему переданы, когда переданы и кому они предназначены.


Подробнее о внутренних документах мы писали здесь.



Более подробно об организации работы с претензиями вы можете узнать в статье.


Кроме того, следует централизовать операции по перемещению документов. Для этого нужно, чтобы документы передавались между структурными подразделениями не непосредственно из одного подразделения в другое, а через конкретное подразделение или конкретного работника. Если у вас есть подразделение, обеспечивающее работу с документами (служба делопроизводства), то эту работу оно должно взять на себя. Для общего учета передаваемых документов в службе делопроизводства понадобится вести журнал учета передаваемых документов.


О факсимиле читайте подробнее по ссылке.


В этот журнал нужно включить только ту информацию, которая необходима для учета движения документов: дата передачи курьеру, название документа, включая его дату и номер, если это зарегистрированный документ, подразделение-отправитель, подразделение-получатель.

Аналогичный журнал – для получаемых от курьера документов, предназначенных для подразделений, находящихся на вашей территории. Передавать документы курьеру и получать их от курьера нужно под роспись, иначе невозможно будет установить утерю документа курьером.

В любом случае вы должны продумать и ввести удобную для вас систему учета перемещений документов – без этого организовать движение документов без проблем не получится. Существенную помощь в решении ваших проблем может оказать система электронного документооборота, которая сможет обеспечить доступ к электронным документам и электронным копиям документов. Но СЭД не решит тех проблем, которые связаны с передачей документов на бумажном носителе: все равно понадобится вести учет передаваемых курьерской связью документов.


Интересная информация о уничтожении документов размещена здесь.


×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.