text
Секретариат

Нужно ли оптимизировать электронное хранилище документов?

  • 31 мая 2017
  • 43

Вопрос

А нужно ли (если да, то как?) оптимизировать электронное хранилище документов?

Ответ

Оптимизация является объективной необходимостью для хранилищ, предназначенных для долговременного хранения документов в гарантированно неизменяемом виде. Это и есть электронные архивы в собственном смысле этого слова, хотя иногда этот термин неправильно применяется к любому электронному, в том числе оперативному, хранилищу документов.


У вас не останется вопросов о видах электронных документов после прочтения статьи по ссылке.


Стремительное возрастание объемов обрабатываемых и, соответственно, долговременно хранимых документов – не рекламная утка производителей компьютерного оборудования, это реалии сегодняшней эксплуатации промышленных ECM-систем, и эта тенденция имеет все основания сохраняться и даже усиливаться в будущем. Естественно, возникает вопрос о том, есть ли средства для оптимизации объемов хранения и в чем они состоят.

С точки зрения бытового мышления, которым неизбежно руководствуется определенная доля пользователей, следует «экономить память», «не класть в систему мусор», «не превращать хранилище в свалку». Но это не тот подход, который обеспечит реальную оптимизацию хранилища – он только приведет к тому, что внедрение ECM-системы будет дискредитировано. Опыт показывает, что пользователь не может предвидеть важность того документа, с которым он работает в настоящее время.


Мы рекомендуем почитать о текущем хранении документов материал по этой ссылке.


Какой бы тривиальной ни была служебная записка, через некоторое время она может защитить ваши права или помочь в решении сложной бизнес-задачи.

Огромной ошибкой является согласование файла договора вне системы и сохранение в системе только последней версии договора – в этом случае теряется история согласования и вы не сможете потом использовать те положения, которые оказались неверными в контексте обсуждаемого, но могут быть полезны при решении другого вопроса.

Открою страшную тайну: лично я без всяких угрызений совести храню в нашей корпоративной ECM-системе все личные документы, включая медицинские анализы, любимые стихи, чертежи задуманного для постройки на даче стола и вообще все, что считаю нужным. То есть я уверен, что оперативное хранилище (изменяемого) контента оптимизировать не имеет смысла – это просто невозможно сделать.

Но что же делать с долговременным хранением тех документов, исполнение которых закончено, они больше не будут редактироваться/изменяться и их пора перенести в долговременный архив? Есть два противоположных и радикальных подхода:

  1.  Экономим память: храним минимум, все уничтожаем как можно быстрее, память – это деньги.
  2. Экономим силы: все храним, ничего не уничтожаем – кто знает, что и когда может понадобиться?

Оба подхода неправильны. На самом деле истина посередине. Необходимо в соответствии с законодательством и/или с корпоративными правилами установить сроки хранения контента и связать эти сроки с квалифицирующими контент признаками.

Например, личные документы сотрудников, не относящиеся к деятельности компании, не архивируем вовсе – мы их просто уничтожаем после увольнения сотрудника. Персональные документы храним на устройстве типа А первые 10 лет после размещения в архиве, а затем должны они быть перенесены на устройство хранения типа Б для постоянного хранения. Счета-фактуры храним на устройстве типа А первые 2 года, затем переносим на устройство Б и через 3 года после этого уничтожаем.

Итак, золотое правило оптимизации хранилища таково: храним все, что нужно, строго в течение положенного срока времени, а потом без колебаний уничтожаем. То есть все, что по правилам может быть уничтожено, должно быть гарантированно уничтожено, без возможности последующего восстановления.

При этом обязательно надо предусмотреть решение ряда вопросов. С версиями все просто: скорее всего, архивировать мы будем только последнюю, действующую, версию договора, точнее, скан договора с синими печатями и «мокрыми» подписями. А в остальном? Применять ли электронную подпись для обеспечения юридической значимости архивированного документа? Как контролировать выдачу документа на руки? Что делать со сроком хранения, если документ был истребован контролирующим или судебным органом? Применять ли и каким образом единые правила учета к физическим (делам, коробкам) и электронным (файлам, документам) объектам? Должны ли классификации архивированных документов быть идентичны тем, которые поддерживаются в ECM-системе? Что делать, если по прошествии энного количества лет в вашей системе уже не будут установлены те средства просмотра документов, которые были так популярны в момент ее создания? Какой след должен остаться в системе после удаления документа и т.д.?

Этот круг вопросов принято выносить из функциональности ECM-системы и возлагать их решение на системы другого класса, так называемые системы управления записями (RMRecords Management). Точно так же программные системы оперативного хранения (изменяемого) контента не могут быть использованы для электронных архивов, поскольку последние должны на программном уровне гарантировать неизменяемость архивированного контента.

СЛОВАРЬ

Records Management (RM) – управление записями (документами), включающее в себя управление документами на всех этапах – от создания документов до уничтожения.

Поскольку архивированные документы могут иметь решающее значение в случае конфликтных ситуаций, на Западе ведению электронных архивов уделяется самое повышенное внимание: их функциональность стандартизирована, а количество регулирующих их работу стандартов подходит к десятку, причем ряд стран имеют собственные.

Упомянем хотя бы следующие: США – DoD 5015.02-STD v3; Великобритания – The National Archives Electronic Records Management Systems Certification; Австралия – Victorian Electronic Records Strategy VERS; и наиболее известный, международный – MoReq2010, есть и другие.

О том, что задача автоматизации управления записями не является тривиальной, говорят хотя бы следующие факты. Далеко не все производители ECM-систем предоставляют средства для RM и таким образом не обеспечивают полное управление жизненным циклом контента – в его оперативной и архивной фазе. Ряд производителей, предоставляя средства RM, тем не менее не имеют возможности архивировать все необходимые виды контента:

 например, архивируют только файлы и почтовые сообщения MS Exchange / Lotus Domino, но не умеют архивировать базы данных и бизнес-документы SAP ERP.

А вот из области абсолютной экзотики: один весьма известный производитель предусматривает раздельные архивы для изображений и текстов документов именно ради оптимизации хранения и доступа, а интеграцию раздельных архивов в единую систему оставляет партнерам для реализации на проекте – о каких единых политиках хранения информации тут можно говорить?!

К тому же, очень часто приходится эксплуатировать ECM и RM совместно, например, входящая счет-фактура не может иметь версий, следовательно, нет смысла размещать ее в оперативном хранилище – ее нужно размещать сразу в архиве. Однако он должен быть доступен для работы пользователю наравне с оперативным контентом – увы, обеспечить доступ к архивированному и оперативному контенту оказывается по зубам далеко не всем производителям систем ECM/RM.

По общему мнению мировых аналитических компаний, лидирующей по функциональности и производительности RM-системой является система производства компании OpenText, которая поддерживает не только исчерпывающий набор необходимых пользователям функций и полностью решает упомянутые выше задачи, но и предоставляет уникальную пока на рынке возможность – автоматическую классификацию контента, что обеспечивает в том числе снижение расходов на эксплуатацию корпоративной ECM/RM системы.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.