text
Секретариат

Как усовершенствовать работу с деловыми письмами?

  • 2 июня 2017
  • 78

Вопрос

Какие вы можете дать рекомендации по совершенствованию работы с деловыми письмами?

Ответ

Не совсем понятно, что имеет в виду автор вопроса: речь идет о составлении деловых писем или об организации работы с ними? Если автора вопроса интересует подготовка делового письма, работа над его текстом, то в этом очень помогает разработка образцов деловых писем, примеров оформления деловых писем (сопроводительных, гарантийных, запросов, предложений и др.), унифицированных форм (шаблонов) деловых писем для различных управленческих (деловых) ситуаций, имеющих типовой характер.


Статья об образцах писем-поздравлений поможет вам не допускать ошибок в работе.


Такие унифицированные формы (шаблоны) деловых писем могут включаться в систему электронного документооборота в виде справочника или использоваться просто как альбом унифицированных форм (шаблонов) деловых писем, который может быть размещен на корпоративном портале.

Ответственность за разработку такого альбома унифицированных форм, как и образцов деловых писем, лежит на службе делопроизводства (службе ДОУ). Альбом унифицированных форм деловых писем утверждается руководителем организации, образцы деловых писем могут включаться в инструкцию по делопроизводству в виде приложений.


Узнайте подробнее, о составлении рекомендательного письма


Если же автора вопроса интересует организация работы с деловыми письмами (организация документооборота), то здесь лучше всего разрабатывать маршрутно-технологические схемы, которые позволяют с использованием графических средств показать алгоритм работы с деловыми письмами, как поступающими, так и отправляемыми.


Подробнее о разновидностях деловых писем мы писали здесь.


Важно в схемах последовательно отразить этапы работы с деловым письмом. Возможно, потребуется разработать несколько таких схем для различных категорий деловых писем, например, для деловых писем, рассматриваемых и подписываемых руководством, для переписки структурных подразделений, если подразделения организации имеют право вести переписку, и др.

Если автора вопроса интересует систематизация исполненных документов и организация их хранения, то здесь нужно, прежде всего, обратить внимание на номенклатуру дел, в которой должны быть правильно сформулированы заголовки дел с перепиской и правильно сформированы сами дела. Наиболее типичная и весьма распространенная ошибка — это формирование дел с перепиской по принципу «входящие» и «исходящие».

По правилам формирования дел переписка должна включаться в дела с учетом корреспондента и/или вопроса и срока хранения, поэтому заголовки дел с перепиской должны формулироваться следующим образом:


Подробнее о том, как выразить отказ в деловом письме, мы писали здесь.


  • переписка с управляющей компанией о командировании работников;
  • переписка с Департаментом информатизации Минкомсвязи России о реализации пилотного проекта «Название»;
  • переписка с организациями-заказчиками об отгрузке продукции;
  • переписка об организации повышения квалификации работников организации и др.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.