text
Секретариат

Как оптимизировать работу с документами?

  • 16 июня 2017
  • 58

Вопрос

Как оптимизировать работу с документами и корпоративной мультимедиа информацией в организации?

Ответ

Первый шаг на пути к идеальной модели управления контентом – внедрение ECM-системы. На этом этапе важно все сделать правильно. От этого напрямую зависит конечный эффект. Следует проработать схемы хранения и движения контента. В том числе учесть точки соприкосновения с другими системами, например учетными.

ECM-системы обладают базовым функционалом, существенно упрощающим работу с документами. А именно:

● единая точка регистрации и доступа. Позволяет однозначно идентифицировать документ, избежать дублирования;

● разграничение прав доступа. Гарантирует конфиденциальность;

● управление версионностью и жизненным циклом. Облегчает совместную работу;

● поиск и навигация. Атрибутивный и полнотекстовый поиск, классификаторы на основе папок.

Если ECM-система уже внедрена, ее эффективность можно увеличить за счет:

● разграничения документов на архивные и оперативные.

 Для хранения архивных документов следует использовать отдельные хранилища и узлы. Это снизит нагрузку основной базы и повысит масштабируемость системы. Настраиваемые политики позволят автоматизировать процесс переноса документов между хранилищами;

 ● усиления интеграции с другими системами ИТ-ландшафта организации.

 В контексте интеграции с учетными системами можно рассматривать сценарий финансового архива. Часть документов, предназначенных для архивного хранения, отправляется в ECM-систему. За счет этого достигается разгрузка баз. Как следствие, повышается производительность учетных систем. Происходит консолидация архивных документов из множества систем в едином хранилище. Все это упрощает поиск и аудит;

 ● переноса видео, аудио, графики и прочей мультимедийной информации из баз данных в файловые хранилища.

 Это повысит скорость доступа к информации, разгрузит базу данных и упростит ее администрирование. Стоит отметить, что задача работы с мультимедиа решается за счет DAM-систем (Digital Asset Management). Частично она может решаться и в рамках ECM. Под работой с мультимедиа подразумевается: асинхронная загрузка больших файлов, потоковый просмотр видео и аудио, комментирование материалов с привязкой к таймлайну/координатам и т.д.;

 ● дедупликации данных за счет применения CAS-хранилищ (Content-addressable storage).

 Хранилища такого типа могут подключаться к ECM-системе в качестве внешнего файлового репозитория. Однако у этого подхода есть свои особенности. Наибольший эффект будет получен при хранении больших объектов (свыше 50-100МБ), например мультимедиафайлов. Для обычных текстовых документов выигрыш от дедупликации будет минимален.

 Словарь

DAM-системы (Digital Asset Management) – системы управления цифровыми архивами.

Контентно-адресуемое хранилище данных (CAS, Content-addressable storage) — это аппаратно-программный комплекс, который позволяет накапливать огромное количество информации для долговременного хранения и обеспечивать доступ к данным по контентной адресации. Основное применение CAS — это системы архивного, долговременного и неизменяемого хранения.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.