Секретариат

Какие проблемы возникают при организации работы с электронной почтой?

  • 23 мая 2017
  • 91

Вопрос

Какие на сегодняшний день можно выделить наиболее распространенные проблемы при организации работы с электронной почтой в компании?

Ответ

К сожалению, во многих организациях правила работы с электронной почтой ограничиваются регламентацией внешнего вида и структуры электронных сообщений. И в редких компаниях действительно учат сотрудников работать с ней продуктивно, эффективно справляясь с проблемами, которые могут возникать при ненадлежащей организации работы с электронной почтой.


Мы рассказывали ранее о видах электронных документов в материале по ссылке.


Можно выделить следующие проблемы, с которыми сталкиваются почти все работники – пользователи электронной почты:

  • быстрое переполнение почтового ящика, нехватка пространства, выделенного на почтовом сервере;
  • нехватка времени;
  • отсутствие порядка в папке «Входящие», риск пропуска важного письма;
  • отсутствие доступа к почтовому ящику вне офиса.

Ниже представлены полезные советы, которые помогут решить описанные проблемы.

Переполнение почтового ящика

Если вы ежедневно получаете большое количество рекламы и других нежелательных писем, сообщите об этом администратору почтового сервера. Активно используйте маркер «спам», благодаря которому адресат письма будет внесен в «черный» список и вся корреспонденция от него в дальнейшем будет автоматически перемещаться в папку для спама.

Настройте автоответчик на время вашего длительного отсутствия, например, на время отпуска или болезни.

Автоматический ответ должен быть кратким и понятным, обязательно укажите период вашего отсутствия и контакты сотрудника, который вас замещает.

Использование автоответчика обезопасит вас от потока сообщений от особо нетерпеливых корреспондентов.

При отправке писем с заданиями, запросами или просьбами  сообщения должны быть составлены лаконично, четко, с указаниями точных сроков и даже времени, если это необходимо. Так вы избавите себя от уточняющих вопросов, и как следствие – от лишней переписки.

Нехватка времени

Старайтесь писать короткие, но эффективные сообщения. Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют ограничиваться не более чем пятью предложениями в одном письме. Таким образом, с одной стороны, короткое письмо не потребует от вас много времени на составление, а с другой стороны, четкое и простое письмо избавит вас от встречных уточняющих вопросов.

Если вам приходится довольно часто оправлять однотипные письма, не пренебрегайте шаблонами почтовых сообщений.

Настройте себе шаблоны кусочков текста и подписей на все случаи и активно используйте их при составлении почтовых сообщений. Такой подход существенно сэкономит время.

Если по роду деятельности вам не нужно быть постоянно на связи и немедленно отвечать на полученные письма, то выделите себе промежуток времени для работы с почтой, например:

полчаса утром с 10 до 10-30 и полчаса во второй половине дня  с 16 до 16-30.

Остальное время полностью посвящайте работе, не отвлекаясь на разбор почтовых сообщений.

Вы также можете сэкономить время при работе с полученной корреспонденцией:

настройте свою почту таким образом, чтобы после завершения работы с очередным письмом вы попадали в следующее по списку письмо, без возврата в папку «Входящие».

Отсутствие порядка в папке «Входящие»

Старайтесь не хранить все письма в папке «Входящие»: либо перемещайте их в тематические папки, либо удаляйте или архивируйте после прочтения. Ученые давно доказали, что беспорядок мешает сосредоточиться. Это касается и беспорядка в ваших файлах и письмах: чем больше писем перед глазами (даже если они уже прочитаны и не требуют ответа), тем больше времени требуется мозгу на обработку информации о каждом из них.

Некоторые почтовые сообщения, например, автоответы корпоративных сервисов, не требуют обязательного прочтения или хранения в выделенной папке. Можно настроить их автоматическую архивацию с пометками, указывающими их назначение или тематическую принадлежность.

В результате вы не только сэкономите свое время, но и автоматически будете освобождать место в вашем почтовом ящике, при этом в случае необходимости вы сможете с легкостью найти требуемое сообщение благодаря в том числе тематическим пометкам.

Отсутствие доступа к почтовому ящику вне офиса

Если ваша организация пользуется защищенной почтой, доступ к которой невозможен за пределами офиса, то для того чтобы быть в курсе событий во время краткосрочного отсутствия в офисе (например, при посещении конференции или выставки), настройте себе переадресацию рабочей переписки на внешний почтовый сервис.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.