Как изменились сроки хранения у документов по личному составу?

1486

Вопрос

Как изменились сроки хранения у документов по личному составу? Можно ли приказы по отпускам, командировкам, о взысканиях, как прежде, хранить пять лет?

Ответ

В Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» 2 марта 2016 г. добавили статью 22.1«Сроки временного хранения документов по личному составу». Она подразумевает, что документы по личному составу нужно хранить:

  • либо 75 лет (если они созданы до 2003 года);
  • либо 50 лет (если документы созданы с 2003 года).

Какой можно сделать вывод? Все документы по личному составу независимо от их видов и разновидностей (например, график отпусков, переписка по кадровым вопросам, объяснительные записки и т. д.) надо хранить указанное количество лет (75 или 50).


Эксперт делится важной информацией о внутренних документах в материале по ссылке.


Однако при таком подходе есть свои минусы. Придется неоправданно долго хранить кадровые документы с оперативной информацией. А она обычно не требует длительного хранения. Это подтверждается самим понятием «документация по личному составу». Оно закреплено в ФЗ «Об архивном деле в РФ». Смотрим в пункте 3 статьи 3 Закона определение документов по личному составу: «Это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем».

А как определен архивный документ в этом же Законе (п. 2 ст. 3)? Как «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать». Он «подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».


О сроках хранения документов читайте подробнее по ссылке.


Далеко не все документы по личному составу считаются действительно значимыми для граждан, общества и государства. Большинство из этих документов имели краткие сроки хранения (3, 5 лет). Их уничтожали по истечении указанных сроков (согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558)). В настоящее время тоже нет объективных оснований для резкого увеличения срока их хранения (до 75, 50 лет).


О текущем хранении документов читайте подробнее здесь.


Таким образом, вновь введенная в ФЗ «Об архивном деле в РФ» статья 22.1 – недоработка законодателей. Они, очевидно, стремились уменьшить срок хранения документов по личному составу. А фактически увеличили его для всех таких документов.

Безусловно, ФЗ «Об архивном деле в РФ» имеет в виду документы по личному составу, срок хранения которых составлял ранее 75 лет. Именно о них говорит статья 17 Закона. Она обязывает работодателя хранить документы в пределах установленных сроков. В том числе и документы по личному составу.

Сейчас ведется работа по изменению сложившейся ситуации. Данную недоработку хотят устранить и внести изменения в ФЗ «Об архивном деле в РФ».


Вам будет полезно узнать о экспертизе ценности документов в материале по ссылке.


Как же быть до принятия очередных изменений в ФЗ «Об архивном деле в РФ»? У нас есть своя рекомендация. При составлении номенклатуры дел на год руководствуйтесь Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В то же время в условиях существующей неопределенности не спешите. Пока не уничтожайте документы по личному составу с истекшими сроками хранения по названному выше Перечню.


О основных видах документов организации читайте подробнее по ссылке.


Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль