Секретариат

Какие возможности поиска по данным в ECM?

  • 27 июля 2016
  • 33

Вопрос

Какие существуют возможности поиска по данным в ECM?

Ответ

Одна из причин, по которой организация нуждается во внедрении СЭД или ЕСМ-системы, - это возможность найти необходимый документ без особых усилий. Существуют разные методы поиска, одни из которых присутствуют во всех системах, а другие – только в более продвинутых версиях. Одним из самых простых способов добраться до нужного документа считается взятие его из того места, где он должен располагаться согласно здравому смыслу и принятым в организации правилам. Для этого необходимо умение оперативно работать с папками документов, без которого невозможно представить СЭД.

Еще одним очевидным инструментом является поиск по атрибутам документа (по дате создания, автору, наименованию и т.д.) – также неотъемлемая часть любой СЭД. Также удобно прибегать к стандартным правилам, таким как «найти документы, с которыми работал вчера». Более удобной является возможность самостоятельно создавать подобные правила.

Хотя поиск по содержимому документов считается крайне необходимой и полезной функцией, реализована она не во всех системах: сказываются низкая релевантность результатов поиска, морфологические проблемы и в некоторых случаях отсутствие прозрачного доступа к тексту документа.

Отметим, что при ручном добавлении ключевых слов нужно четко следовать правилам, а автоматический разбор документа и проставление правильных тегов на данный момент остается мечтой. Учитывая, что многие документы могут содержать не только текстовую, но и другого рода информацию (музыку, картинки или видео), то с тегированием таких материалов также могут возникнуть определенные затруднения. Однако многие компании на данное время добились немалых успехов в этой области, что позволяет говорить о том, что в скором времени эти изменения появятся и в СЭД.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.