Какие возможности поиска по данным в ECM?

33

Вопрос

Какие существуют возможности поиска по данным в ECM?

Ответ

Одна из причин, по которой организация нуждается во внедрении СЭД или ЕСМ-системы, - это возможность найти необходимый документ без особых усилий. Существуют разные методы поиска, одни из которых присутствуют во всех системах, а другие – только в более продвинутых версиях. Одним из самых простых способов добраться до нужного документа считается взятие его из того места, где он должен располагаться согласно здравому смыслу и принятым в организации правилам. Для этого необходимо умение оперативно работать с папками документов, без которого невозможно представить СЭД.

Еще одним очевидным инструментом является поиск по атрибутам документа (по дате создания, автору, наименованию и т.д.) – также неотъемлемая часть любой СЭД. Также удобно прибегать к стандартным правилам, таким как «найти документы, с которыми работал вчера». Более удобной является возможность самостоятельно создавать подобные правила.

Хотя поиск по содержимому документов считается крайне необходимой и полезной функцией, реализована она не во всех системах: сказываются низкая релевантность результатов поиска, морфологические проблемы и в некоторых случаях отсутствие прозрачного доступа к тексту документа.

Отметим, что при ручном добавлении ключевых слов нужно четко следовать правилам, а автоматический разбор документа и проставление правильных тегов на данный момент остается мечтой. Учитывая, что многие документы могут содержать не только текстовую, но и другого рода информацию (музыку, картинки или видео), то с тегированием таких материалов также могут возникнуть определенные затруднения. Однако многие компании на данное время добились немалых успехов в этой области, что позволяет говорить о том, что в скором времени эти изменения появятся и в СЭД.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль