Секретариат

Можно ли подписывать документы ЭП без внедрения СЭД?

  • 28 июля 2016
  • 59

Вопрос

У нас небольшая компания, но мы сотрудничаем с крупными заказчиками. Иногда эти заказчики находятся в других городах. Чтобы подписать договор или счет, приходится ехать в командировку или отправлять документы почтой. А это дорого. Как правило, у наших заказчиков есть возможность подписывать документ ЭП. А у нас нет. Можно ли, не внедряя электронный документооборот, получить возможность подписывать документы ЭП? И как потом эти документы хранить, ведь получится, что часть архива у нас будет бумажная, а часть ‒ в электронном виде?

Ответ

Как правило, небольшие компании не испытывают необходимости во внедрении ЕСМ-решения (внутренний документооборот) или учетных систем, для того, чтобы ввести электронный документооборот. В более крупных компаниях наличие таких ИТ-решений обуславливается сложностью внутренних процессов, большим количеством документации и большим штатом сотрудников, что абсолютно не характерно для малого бизнеса. Поэтому если вы планируете только осуществлять обмен электронных документов с партнерами, то достаточно будет приобрести сертификат ЭП, программу КриптоПро CSP и подключиться к сервису обмена. Никаких дополнительных решений (при отсутствии в них необходимости) внедрять не потребуется.

Различные сервисы обмена, например, Synerdocs, сами по себе обладают всем необходимым функционалом для полноценной работы с электронными документами. Вы можете работать в простом веб-клиенте, где сможете осуществлять прием и отправку документов, просматривать их, подписывать с помощью ЭП, а также вносить изменения.

По поводу хранения документов. В принципе, это достаточно частое явление, когда в компании существуют два вида архива – бумажный и электронный. Они не противоречат себе, просто при наличии документа в электронном виде в сервисе обмена необходимо делать соответствующую отметку в журнале учета.

Если же вы хотите хранить все документы только на бумажных носителях, то можно распечатать данный документ, полученный через сервис, визировать его печатью организации и собственной подписью. В данном случае это будет легитимная бумажная копия электронного документа, на которой должна присутствовать отметка о том, что оригинал хранится в электронном документе на сервисе обмена. Данную копию можно без проблем предоставлять в контролирующие органы и хранить в привычном бумажном архиве.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.