Секретариат

Когда система управления документами в организации эффективна?

  • 15 августа 2016
  • 125

Вопрос

Когда положено считать, что система управления документами в организации эффективна?

Ответ

Эффективность управления документами подразумевает возрастание прибыли при использовании систем управления документами либо уменьшение затрат по сравнению с работой, организованной без использования специальных систем управления документацией.

Ответ на данный вопрос был бы более простым, если бы была возможность подсчитать в денежном эквиваленте экономию, которую вы получаете с использованием систем управления документами при пересылке документации или прибыль при оперативном закрытии сделок, ускорении производственных процессов или улучшения качества работы. Также проблематично установить потери, которые несет организация при неподконтрольном расходовании средств или непродуктивном использовании рабочего времени сотрудниками.


О документационном обеспечении управления читайте подробнее здесь.


К примеру, потеря одного важного письма может стоить компании огромной упущенной прибыли. А наличие эффективной системы управления документами также может обеспечить прозрачность всей деятельности организации для акционеров, что имеет большую ценность.

Исходя из вышесказанного, эффективность системы управления документами можно оценивать исходя из ее окупаемости. Проще говоря, расходы на ее внедрение не должны превышать прибыль, которую она приносит.

Превышение затрат может происходить по причине использования более устаревших систем. Если на данный момент рынок предлагает системы с аналогичными или более функциональными характеристиками при меньшем ТСО, то использование текущей системы управления документами становится менее выгодным, поэтому советуем задуматься о смене СЭД. Если же вы только выбираете, какую СЭД стоит внедрять, то также не рекомендуем экономить, в противном случае это может обернуться упущенной выгодой для организации.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.