Секретариат

Необходимо ли сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами?

  • 15 августа 2016
  • 147

Вопрос

В нашей компании есть потребность перевести в электронный вид служебные записки и письма между подразделениями. Насколько необходимо сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами? Можно ли избежать создания РКК, если учет идет полностью в электронной системе?

Ответ

При сохранении документов и информации в любой информационной системе осуществляется их регистрации тем или иным способом. Суть вопроса состоит в том, какие метаданные при этом сохраняются и достаточно ли их для целей делопроизводства.

Задача традиционной регистрации документов – это обеспечение надлежащего учета и исполнения документов. Законодательство не обязывает компании в принудительном порядке регистрировать все документы, поэтому если любой документ, созданный в вашей организации, можно с легкостью найти, установить его авторство и время создания и проконтролировать его исполнение, то регистрацией можно пренебречь.


О видах электронных документов читайте подробнее здесь.


Следует отметить, что при судебных разбирательствах доказательная сила журналов регистрации невелика, так как суды отчетливо понимают, что заполнение данных журналов находится под полным контролем владельца, поэтому им доверяют только в тех случаях, когда они свидетельствуют против своей организации.

В России широко распространена практика управления по меньшей мере частью деловой документации с помощью систем электронной почты и т.д. В том случае, если функциональные возможности устраивают организацию, а необходимость обеспечения коллективного доступа к документации, ее упорядочения и формирования дел не является первостепенной, то можно осуществлять управление документов и с помощью систем, в которых РКК не создается (по мнению пользователя).


О ведении делопроизводства читайте подробнее здесь.


На деле РКК представляет собой не более чем визуальное отображение информации о документе, имеющейся в системе. Диалоговый режим систем ЭД, поддерживающий работу с регистрационными карточками, позволяет ввести ряд реквизитов документа, необходимых для использования многих функциональных возможностей СЭД/ECM-систем.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.