Необходимо ли сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами?

147

Вопрос

В нашей компании есть потребность перевести в электронный вид служебные записки и письма между подразделениями. Насколько необходимо сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами? Можно ли избежать создания РКК, если учет идет полностью в электронной системе?

Ответ

При сохранении документов и информации в любой информационной системе осуществляется их регистрации тем или иным способом. Суть вопроса состоит в том, какие метаданные при этом сохраняются и достаточно ли их для целей делопроизводства.

Задача традиционной регистрации документов – это обеспечение надлежащего учета и исполнения документов. Законодательство не обязывает компании в принудительном порядке регистрировать все документы, поэтому если любой документ, созданный в вашей организации, можно с легкостью найти, установить его авторство и время создания и проконтролировать его исполнение, то регистрацией можно пренебречь.


О видах электронных документов читайте подробнее здесь.


Следует отметить, что при судебных разбирательствах доказательная сила журналов регистрации невелика, так как суды отчетливо понимают, что заполнение данных журналов находится под полным контролем владельца, поэтому им доверяют только в тех случаях, когда они свидетельствуют против своей организации.

В России широко распространена практика управления по меньшей мере частью деловой документации с помощью систем электронной почты и т.д. В том случае, если функциональные возможности устраивают организацию, а необходимость обеспечения коллективного доступа к документации, ее упорядочения и формирования дел не является первостепенной, то можно осуществлять управление документов и с помощью систем, в которых РКК не создается (по мнению пользователя).


О ведении делопроизводства читайте подробнее здесь.


На деле РКК представляет собой не более чем визуальное отображение информации о документе, имеющейся в системе. Диалоговый режим систем ЭД, поддерживающий работу с регистрационными карточками, позволяет ввести ряд реквизитов документа, необходимых для использования многих функциональных возможностей СЭД/ECM-систем.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль