Активировать демодоступ

Секретариат

Как осуществить дублирование электронного документооборота бумажным?

15 сентября 2016
149
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

В нашей компании пока бумажный документооборот дублирует электронный, и наоборот. Надеемся, что вскоре мы уйдем от этой проблемы. А сейчас хотелось бы спросить, можно ли каким-то образом решить проблему неэффективного поиска корпоративных данных в нашей ситуации?

Ответ

Можно с уверенностью сказать, что у вас сложилась достаточно типичная ситуация, в которой ближайшей перспективой является уменьшение данного дублирования. Стоит отметить, что вряд ли существует возможность быстрого и полного перехода от бумажного к электронному документообороту, вероятнее всего, первоначально в вашей компании будет введен внутренний электронный документооборот и лишь после этого внешний. При этом следует учитывать тот факт, что некоторые документы, согласно закону, имеют юридическую силу только в том случае, если они оформлены на бумаге. К их числу можно отнести кадровые документы (заявления о приеме на работу, увольнение, отпуск и т.д.), однако и этой сферы уже коснулись изменения – удаленные сотрудники могут учитываться с помощью электронных документов.


О документообороте в 2017 году читайте подробнее по ссылке.


Также здесь на самом деле очень важен вопрос поиска данных. Достаточно часто при дублировании в электронном виде хранят и сканы (нераспознанные документы), которые нет возможности правильно индексировать, из-за чего отсутствует возможность работы с ними с помощью полнотекстового поиска. Для решения данной проблемы необходимо ввести в организации правило работы с документами при их регистрации, согласно которому все документы должны распознаваться при их регистрации. Для данной процедуры существует большое количество технологий распознавания, например, продукты отечественного разработчика ABBYY.

Более того, невозможно сделать дублирование стопроцентным: как правило, часть документов хранится в электронном виде, а часть – на бумаге. В этом случае подспорьем в поиске данных станет четкая регламентация хранения документов по их видам. К примеру, внутренняя переписка и входящая корреспонденция хранятся только в электронном виде, а остальная документация – на бумаге. В данном случае вы будете четко знать, с чего следует начинать поиск.


Читайте о внедрении системы электронного документооборота больше информации в статье по ссылке.


Есть и технологии, обеспечивающие сквозной поиск по разнообразным хранилищам электронных документов — файловым серверам, электронной почте, корпоративной СЭД, например Microsoft Search. Однако эти технологии недешевы и, как правило, требуют достаточно сложной настройки и регламентации — общей для всех таких хранилищ.

В вашей ситуации, скорее всего, стоит начинать с оцифровки документов при регистрации и с четкой регламентации: какие документы хранятся в электронном виде и в каких хранилищах. Это должно сильно повысить эффективность поиска.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.