Что важно знать, выбирая систему автоматизации учета архивных документов?

41

Вопрос

Если выбирать систему для автоматизации учета архивных документов ведомственных организаций, то какие функции будут стандартными, а какие — индивидуальными (уникальными) у разных поставщиков данной услуги?

Ответ

Современные ECM-системы в России созданы на основе систем автоматизации делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины. Так как они базировались только на регистрации событий, то в основном это были именно учетные системы.

Проблема в том, что было сложно определить дату поступления документа, ответственного исполнителя и номер дела, куда он был списан после исполнения. Кроме того, было практически невозможно найти, у кого документ находится на исполнении сейчас, или через несколько лет обнаружить сам документ. Спроектировать же маршрут обработки было совсем нереально.


О архивном деле в 2017 году читайте подробнее по ссылке.


Появление в 90-х годах 20 века на рынке первой промышленной системы управления документами PC Docs (которая сейчас превратилась в OpenText eDocs DM), а чуть позже —в Documentum, окончательно сформировало рынок ECM в России. Благодаря этому изменились и сами системы автоматизации делопроизводства, которые не только прекратили быть простыми регистрационными системами, но и стали полноценными приложениями поверх промышленных ECM-систем.

Это же происходит и с архивными системами. На данный момент эти системы отвечают не только за регистрацию физических объектов хранения (документов, магнитных носителей, дел, артефактов), но и представляют собой важный компонент корпоративной информационной инфраструктуры (электронные архивы документов). Сейчас системы накапливают документированную историю операций бизнеса, обеспечивают ее хранение в неизменяемой форме в течение неограниченного периода времени. Кроме того, они хранят внутреннюю и внешнюю переписку сотрудников, копии баз данных и многое другое.

Функции систем практически не меняются. Они нужны для того, чтобы контролировать сроки хранения объектов архива, управлять операциями по истечении этих сроков, управлять процессами выдачи/возврата, учитывать места хранения объекта, вести классификаторы, номенклатуры дел и др.

Системы такого рода в мировой практике принято относить к категории RM — Records Management. Перевод этого термина имеет несколько вариантов (например, управление официальными документами или управление записями и управление документами). Существует много споров о том, является ли RM частью ECM или же это самостоятельное приложение, нужно ли реализовывать их на одной программной платформе или разных. Все это говорит о том, какое повышенное внимание уделяют специалисты этому вопросу.

О том, насколько важны технологии RM, свидетельствуют и другие факты.

  1. Строгие национальные и международные регламенты в этой области.

Во многих странах применяются нацстандарты, определяющие функциональную структуру внедряемых RM-систем. Самыми популярными являются ISO15489, MoReq, DoD5015. Все они переведены на русский язык. Причем, ISO 15489–1:2001 использолся как основа разработки национального стандарта ГОСТ Р ИСО15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования.

  1. Частота применения. По данным AIIM, около 80% внедрений RM предусматривали управление физическими объектами архива, более 60% — долговременное (на срок более 20 лет) хранение документов. В 45% обязательным условием было соблюдение соответствующих национальных стандартов.

Говорить о больших функциональных различиях в решениях от разных поставщиков в таких условиях не имеет смысла.

Могут различаться детали, например, возможность распечатать штрих-код, способ реализации классификации, учет операций внешних провайдеров хранения и др. Но более важными, (и незаметными для конечного пользователя) могут быть различия, связанные с национальными стандартами и особенностями регулирования архивного хранения.

Не имеет смысла рассуждать и о специфике архивов ведомственных по сравнению с частными. Правила едины для всех, стандарты признаны во всем мире, специалисты получают единое образование для рода своей деятельности и меняют работу по профессиональному признаку, а не по ведомственному. Поэтому говорить об особенных ведомственных архивах не слишком корректно. Конечно, если только они не принадлежат службам охраны правопорядка и национальной безопасности. Ни одна серьезная административная структура не будет идти наперекор национальным требованиям без крайней необходимости, у них задачи есть серьезнее, чем разработка собственной методологии архивного делопроизводства.

В условиях стандартизации RM производители конкурируют не только наличием уникальных функций, но и обеспечивая более высокие технологические характеристики своих RM-систем, их более глубокую интеграцию с корпоративными ECM- и RM- системами.

Самым перспективным технологическим решением является выделение из общего программного обеспечения ECM-системы специализированного архивного сервера как самостоятельного программного продукта. Такая возможность есть у немногих производителей, еще меньше производителей могут обеспечить архивное хранение электронных объектов без каких-либо ограничений. На данный момент только один производитель — OpenText — может предоставить все эти возможности, включая готовую коробочную интеграцию с SAP ERP, своей ECM-системой, а также ECM-системами других производителей. Именно поэтому OpenText считается лидером в сегменте RM в мире.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль