Можно ли микрофильмировать архив, уничтожив оригиналы документов?
Вопрос
В нашей организации сложилась следующая ситуация: заказчик (государственный орган) очень хочет микрофильмировать гигантский архив и уничтожить оригиналы. В большинстве своем это приказы по основной деятельности и некоторые другие документы постоянного срока хранения. Правильно ли я понимаю, что он этого сделать не может в силу приложения, А к ГОСТ 13.1.101–93 «Микрофильм документа на правах подлинника»?
Ответ
Все стандарты не являются нормативно-правовыми документами и могут применяться только на добровольной основе и только в том случае, если они не противоречат действующему законодательству.
Законодательно же прописано требование сохранять именно подлинники. Можно использовать микрокопии в качестве резервных или как фонд пользования, но совершенно не допускается умышленное уничтожение при этом бумажных подлинников. В этом случае уже нарушаются статьи Уголовного кодекса РФ. Так, ст. 167 УК РФ установлена ответственность за преднамеренное уничтожение или повреждение имущества. За такие нарушения предусмотрен штраф в размере до 40 тыс. рублей или в размере зарплаты за период до трех месяцев. Кроме того, нарушителю может грозить наказание в виде обязательных, исправительных, принудительных работ, ареста или лишения свободы на срок до двух лет.
О архивном деле в 2017 году читайте подробнее здесь.
Ответственность также грозит за похищение или повреждение документов, печатей, штампов, акцизных марок, специальных марок, а также знаков соответствия и нарушение порядка учета прав на ценные бумаги
Документы, которые собирается уничтожить заказчик, —документы постоянного срока хранения. Они подлежат сдаче в государственные архивы, где принимают только подлинники. Поэтому заказчику необходимо как минимум согласовать свои планы с архивом.
В нашей стране пока не используется практика создания микрокопий с уничтожением подлинников, поэтому риски привлечения к ответственности велики.
В случае возникновения споров суд может не принять микрокопии в качестве доказательств. Кроме того, одним из возможных последствий может быть то, что люди могут остаться, например, без заслуженных им льгот и пенсий.
Следует заметить, что даже в странах, где микрофильмирование разрешено, оно используется только для отдельных видов документов и в отдельных отраслях. И только при условии создания системы контроля , обеспечивающей возможность доказать суду аутентичность микрокопий.
Реализовывать такой проект, тем более без согласования с Росархивом или государственным архивом, рискованно. Подлинники важных документов (в т. ч. кадровых) обязательно нужно хранить на протяжении всего срока, установленного законодательством.
