Секретариат

Можно ли микрофильмировать архив, уничтожив оригиналы документов?

  • 3 октября 2016
  • 94

Вопрос

В нашей организации сложилась следующая ситуация: заказчик (государственный орган) очень хочет микрофильмировать гигантский архив и уничтожить оригиналы. В большинстве своем это приказы по основной деятельности и некоторые другие документы постоянного срока хранения. Правильно ли я понимаю, что он этого сделать не может в силу приложения, А к ГОСТ 13.1.101–93 «Микрофильм документа на правах подлинника»?

Ответ

Все стандарты не являются нормативно-правовыми документами и могут применяться только на добровольной основе и только в том случае, если они не противоречат действующему законодательству.

Законодательно же прописано требование сохранять именно подлинники. Можно использовать микрокопии в качестве резервных или как фонд пользования, но совершенно не допускается умышленное уничтожение при этом бумажных подлинников. В этом случае уже нарушаются статьи Уголовного кодекса РФ. Так, ст. 167 УК РФ установлена ответственность за преднамеренное уничтожение или повреждение имущества. За такие нарушения предусмотрен штраф в размере до 40 тыс. рублей  или в размере зарплаты за период до трех месяцев. Кроме того, нарушителю может грозить наказание в виде обязательных, исправительных, принудительных работ, ареста или лишения свободы на срок до двух лет.


О архивном деле в 2017 году читайте подробнее здесь.


Ответственность также грозит за похищение или повреждение документов, печатей, штампов, акцизных марок, специальных марок, а также знаков соответствия и нарушение порядка учета прав на ценные бумаги

Документы, которые собирается уничтожить заказчик, —документы постоянного срока хранения. Они подлежат сдаче в государственные архивы, где принимают только подлинники. Поэтому заказчику необходимо как минимум согласовать свои планы с архивом.

В нашей стране пока не используется практика создания микрокопий с уничтожением подлинников, поэтому риски привлечения к ответственности велики.

В случае возникновения споров суд может не принять микрокопии в качестве доказательств. Кроме того, одним из возможных последствий может быть то, что люди могут остаться, например, без заслуженных им льгот  и пенсий.

Следует заметить, что даже в странах, где микрофильмирование разрешено, оно используется только для отдельных видов документов и в отдельных отраслях.  И только при условии создания системы контроля , обеспечивающей возможность доказать суду аутентичность микрокопий.

Реализовывать такой проект, тем более без согласования с Росархивом или государственным архивом,  рискованно. Подлинники важных документов (в т. ч. кадровых) обязательно нужно хранить на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.