Можно ли микрофильмировать архив, уничтожив оригиналы документов?

78

Вопрос

В нашей организации сложилась следующая ситуация: заказчик (государственный орган) очень хочет микрофильмировать гигантский архив и уничтожить оригиналы. В большинстве своем это приказы по основной деятельности и некоторые другие документы постоянного срока хранения. Правильно ли я понимаю, что он этого сделать не может в силу приложения, А к ГОСТ 13.1.101–93 «Микрофильм документа на правах подлинника»?

Ответ

Все стандарты не являются нормативно-правовыми документами и могут применяться только на добровольной основе и только в том случае, если они не противоречат действующему законодательству.

Законодательно же прописано требование сохранять именно подлинники. Можно использовать микрокопии в качестве резервных или как фонд пользования, но совершенно не допускается умышленное уничтожение при этом бумажных подлинников. В этом случае уже нарушаются статьи Уголовного кодекса РФ. Так, ст. 167 УК РФ установлена ответственность за преднамеренное уничтожение или повреждение имущества. За такие нарушения предусмотрен штраф в размере до 40 тыс. рублей  или в размере зарплаты за период до трех месяцев. Кроме того, нарушителю может грозить наказание в виде обязательных, исправительных, принудительных работ, ареста или лишения свободы на срок до двух лет.


О архивном деле в 2017 году читайте подробнее здесь.


Ответственность также грозит за похищение или повреждение документов, печатей, штампов, акцизных марок, специальных марок, а также знаков соответствия и нарушение порядка учета прав на ценные бумаги

Документы, которые собирается уничтожить заказчик, —документы постоянного срока хранения. Они подлежат сдаче в государственные архивы, где принимают только подлинники. Поэтому заказчику необходимо как минимум согласовать свои планы с архивом.

В нашей стране пока не используется практика создания микрокопий с уничтожением подлинников, поэтому риски привлечения к ответственности велики.

В случае возникновения споров суд может не принять микрокопии в качестве доказательств. Кроме того, одним из возможных последствий может быть то, что люди могут остаться, например, без заслуженных им льгот  и пенсий.

Следует заметить, что даже в странах, где микрофильмирование разрешено, оно используется только для отдельных видов документов и в отдельных отраслях.  И только при условии создания системы контроля , обеспечивающей возможность доказать суду аутентичность микрокопий.

Реализовывать такой проект, тем более без согласования с Росархивом или государственным архивом,  рискованно. Подлинники важных документов (в т. ч. кадровых) обязательно нужно хранить на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль