Необходимо ли сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами?

50

Вопрос

В нашей компании есть потребность перевести в электронный вид служебные записки и письма между подразделениями. Насколько необходимо сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами? Можно ли избежать создания РКК, если учет идет полностью в электронной системе?

Ответ

При сохранении информации и документов в любой информационной системе данные фактически регистрируются тем или иным способом. Однако, нужно решить, какие именно метаданные сохраняются и достаточны ли они для целей делопроизводства.

Целью традиционной регистрации является обеспечение надлежащего учета и исполнение документов. Любой документ, созданный в вашей организации, можно будет оперативно отыскать, узнать, кто является его автором, посмотреть время создания, а также проконтролировать сроки исполнения.  Поэтому можно обойтись без регистрации. Ведь законодательно не прописано требование,  обязывающее коммерческие организации регистрировать все документы.

Доказательная сила журналов регистрации в случае судебных споров невелика. Суды понимают, что такие журналы полностью контролируются владельцем. Поэтому журналам верят только тогда, когда они свидетельствуют против самой организации.

Сейчас распространена практика управления деловыми документами с помощью систем электронной почты. В системах, где РКК не создается, можно управлять документами в том случае, если функциональные возможности систем устраивают компанию и не является актуальной задача организации коллективного доступа к документам, систематизации документов, а также формирования дел и централизованного контроля исполнения.

РКК, на самом деле, это не более чем визуальное отображение информации о документе. имеющейся в системе. Диалоговый интерфейс СЭД, поддерживающий работу с  карточкой регистрации, позволяет ввести ряд реквизитов документа, которые необходимы для использования функциональных возможностей СЭД/ECM-систем.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль