Секретариат

Необходимо ли сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами?

  • 3 октября 2016
  • 54

Вопрос

В нашей компании есть потребность перевести в электронный вид служебные записки и письма между подразделениями. Насколько необходимо сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами? Можно ли избежать создания РКК, если учет идет полностью в электронной системе?

Ответ

При сохранении информации и документов в любой информационной системе данные фактически регистрируются тем или иным способом. Однако, нужно решить, какие именно метаданные сохраняются и достаточны ли они для целей делопроизводства.

Целью традиционной регистрации является обеспечение надлежащего учета и исполнение документов. Любой документ, созданный в вашей организации, можно будет оперативно отыскать, узнать, кто является его автором, посмотреть время создания, а также проконтролировать сроки исполнения.  Поэтому можно обойтись без регистрации. Ведь законодательно не прописано требование,  обязывающее коммерческие организации регистрировать все документы.

Доказательная сила журналов регистрации в случае судебных споров невелика. Суды понимают, что такие журналы полностью контролируются владельцем. Поэтому журналам верят только тогда, когда они свидетельствуют против самой организации.

Сейчас распространена практика управления деловыми документами с помощью систем электронной почты. В системах, где РКК не создается, можно управлять документами в том случае, если функциональные возможности систем устраивают компанию и не является актуальной задача организации коллективного доступа к документам, систематизации документов, а также формирования дел и централизованного контроля исполнения.

РКК, на самом деле, это не более чем визуальное отображение информации о документе. имеющейся в системе. Диалоговый интерфейс СЭД, поддерживающий работу с  карточкой регистрации, позволяет ввести ряд реквизитов документа, которые необходимы для использования функциональных возможностей СЭД/ECM-систем.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.