Средства аналитики в современных СЭД

32

Вопрос

Имеются ли в современных СЭД средства аналитики и какие задачи они решают?

 

Ответ

Современные СЭД позволяют анализировать множество аспектов работы с заданиями, поручениями, распоряжениями, а также с другими документами. СЭД позволяет каждому сотруднику анализировать потоки задач, которые поступают к нему и которые он поручает своим коллегам или подчиненным. А это, в свою очередь, позволяет сотрудникам более эффективно распределять свое рабочее время и принимать взвешенное решение в каждом случае, так как задание может быть исполнено немедленно или отложено на другое время, а также делегировано или разбито на более мелкие подзадачи.

Это можно отнести к области постоянного и непрерывного анализа текущего состояния дел и принятия оперативных управленческих решений.

Руководители организации могут следить за исполнением задач или обработкой документов по всем субъектам документооборота, к которым относятся подразделения и отдельные специалисты. Для этого можно использовать отчеты, которые являются более гибким способом объединения данных. В отчетах можно получить информацию о состоянии дел в различных срезах, а также поставить перед системой более сложные вопросы и задачи.

Информацию можно представить в виде таблицы, а также графически в виде графиков и диаграмм. Чаше всего отчеты используются для анализа текущей ситуации по исполнительской дисциплине в компании.

Отчеты позволяют открыть конкретные документы и, тем самым, выяснить из них состояние вопроса, также они позволяют понять, в чем заключается причина задержки, позволяют выявить объективные или субъективные причины этой задержки.

Но СЭД содержат значительно больше полезной информации, которую можно использовать для  принятия управленческих решений, а также для анализа эффективности деятельности компании и оценки персонала.

Вот ряд вопросов, на которые есть ответы в системе, но которые достаточно трудно получить с помощью встроенных средств СЭД. К таким вопросам можно отнести вопросы о том, какова оптимальная нагрузка на субъект структуры организации, а именно на сотрудника или подразделение организации, какими были максимальные и минимальные значения нагрузки за определенный исторический период, какова текущая нагрузка по сравнению с оптимальной, кто или что является самым слабым звеном структуры. Если выявлены какие-либо проблемы, то возникает вопрос о том, каков ее характер  — перманентный, сезонный или случайный, необходимо ли  расширить штат сотрудников  для того чтобы задачи в организации решались более эффективно. Использование средств BI  позволяет вычислить плотность потока поступающих задач, динамику их исполнения, нагрузку за определенный период времени, динамику по выполненным и просроченным заданиям, исторические максимумы и минимумы, удельные показатели по подразделениям и отдельным специалистам и т. д.

Также к задачам, которые решаются с помощью BI-инструментария, можно отнести анализ эффективности процессов согласования, подготовки договоров, качества отработки обращений граждан.

Инструментарий BI предоставляет много интересных возможностей с точки зрения прогнозирования на основе данных СЭД и интеллектуального анализа данных.

Очень важны при использовании такой BI функциональности  стратегические карты показателей, которые помогают представить отслеживаемые показатели в виде карты с привязкой к стратегическим целям организации. Показатели карты должны быть связаны с соответствующими отчетами и другой информацией, которая уже позволяет провести дальнейший анализ.

СЭД и BI такие типы программных продуктов, которые могут эффективно дополнять друг друга. Системы документооборота компании являются средой, где фиксируется вся операционная деятельность компании, она является поставщиком данных для BI. Оптимизировать деятельность компании и получить дополнительные выгоды из  знаний и опыта, которые содержит в себе СЭД, позволяет извлечение дополнительной информации. Адаптивная система с обратной связью, которая дает возможность не только ставить задачу, отслеживать ее исполнение, а также находить причину отклонений и вносить постоянные коррективы, но и, что самое главное, она дает возможность прогнозировать последствия тех или иных действий, сокращать возможные риски. А это, в свою очередь, является показателем эффективной работы компании.

Словарь

BI (Business Intelligence — бизнес-анализ, бизнес-аналитика) — программное обеспечение, созданное для помощи менеджеру в анализе информации о своей компании и ее окружении.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль