Проблема дублирования электронного документооборота бумажным

135

Вопрос

В нашей компании пока бумажный документооборот дублирует электронный, и наоборот. Надеемся, что вскоре мы уйдем от этой проблемы. А сейчас хотелось бы спросить, можно ли каким-то образом решить проблему неэффективного поиска корпоративных данных в нашей ситуации?

 

Ответ

Ваша ситуация достаточно распространенная. В ближайшей перспективе необходимо уменьшить подобное дублирование. Конечно, маловероятно, что сразу получится полностью перейти на электронный документооборот. Сначала рекомендуется перейти на внутренний безбумажный документооборот, а потом уже и на внешний.

Но необходимо помнить, что по закону некоторые документы могут иметь юридическую силу только в бумажном виде. Например, закон этого требует для документов кадрового учета (заявления на прием на работу, отпуск или увольнение). Хотя и в этом случае уже происходят изменения. Так, учет удаленных сотрудников можно вести по электронным документам.


О документообороте в 2017 году читайте подробнее здесь.


Важен вопрос поиска данных. Часто при дублировании возникают ситуации, что в электронном виде хранятся нераспознанные документы (сканы). Они не могут правильно индексироваться, поэтому по ним не работает полнотекстовый поиск. Эта проблема решается просто - достаточно взять за правило распознавать документ сразу же при его регистрации.

Технология распознавания давно отлажена, достаточно, например, указать продукты отечественного разработчика ABBYY.

Дублирование стопроцентным не бывает. Ведь зачастую некоторые документы (например, внутренняя переписка, служебные записки) хранится только в электронном виде, а часть — только на бумаге. Удобно, если существуют конкретные регламенты о том, что, где и в каком виде хранится. В этом случае поиск хоть и будет сложным, но в то же время реально осуществимым.


У вас не останется вопросов о внедрении системы электронного документооборота после прочтения статьи по ссылке.


Существуют технологии, которые обеспечивают сквозной поиск по разным хранилищам электронных документов — электронной почте, файловым серверам, корпоративной СЭД, например, Microsoft Search. Однако подобные технологии достаточно дорогие и, часто, требуют достаточно сложной настройки и регламентации, общей для всех таких хранилищ.

Скорее всего, в вашей ситуации лучше начать с оцифровки документов при регистрации, а также четкой регламентации: какие документы хранятся только в электронном виде и в каких хранилищах. Это существенно повысит эффективность поиска.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль