Какие существуют возможности поиска по данным в ECM?

34

Вопрос

Какие существуют возможности поиска по данным в ECM?

Ответ

Организация решается на внедрение СЭД или ЕСМ-системы, потому что это дает  возможность без  труда найти нужный документ. Некоторые методы поиска присутствуют во всех системах,  а некоторые присутствуют только в наиболее продвинутых.

Проще всего найти нужный документ - это просто взять его там, где ему положено быть по принятым в организации правилам. Нельзя  представить СЭД без умения гибко оперировать папками документов.

 Неотъемлемой частью СЭД является также поиск по атрибутам документа, например, по наименованию, автору, дате создания и т.д. Это еще один простой и очевидный инструмент.

Также очень удобно использовать стандартные правила типа «найти документы, с которыми я работала вчера», еще удобнее, когда такие правила можно создавать самостоятельно.

Очень полезным является поиск  по содержимому документов.  Он реализован не во всех системах, а связано это с прозрачным доступом к тексту документа, морфологическими проблемами и часто низкой релевантностью  результатов такого поиска.

НА ЗАМЕТКУ!

Очень важно при ручном добавлении ключевых слов четко следовать проработанным правилам, а автоматический разбор документа и проставление правильных тегов пока является мечтой, нежели реальностью.

Теги или ключевые слова - весьма мощный механизм при правильном подходе, несмотря на то, что он не очень часто используется. Правда, с тегированием документов есть определенные трудности.

Также документы могут содержать такую информацию как, например, картинки, видео или звук. Умение искать по такому контенту внутри системы на данный момент тоже больше перспектива, чем действительность. Что-то подобное скоро появится и в СЭД, потому что отдельные компании уже добились успеха в этом направлении.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль