Секретариат

Критерии эффективности системы управления документами в организации

  • 10 октября 2016
  • 36

Вопрос

Когда положено считать, что система управления документами в организации эффективна?

Ответ

Эффективность подразумевает под собой, что прибыль организации при использовании системы управления документами будет больше, или же уменьшаться затраты организации по сравнению с тем, если систему управления документами не использовать.

Ответ на этот вопрос был бы намного проще, если имелась возможность посчитать, сколько вы сэкономите на пересылке документов, неоправданных потерях времени персоналом, неподконтрольном расходовании средств и т.д., или если можно было бы посчитать, какую вы сможете получить прибыль, если сделки будут закрываться более оперативно, ускоряться производственные процессы, улучшиться качество работы.

Но существуют ситуации, которые практически невозможно измерить в деньгах.

Например, огромных недополученных прибылей может стоить компании потеря одного единственного, но важного письма. Если компания будет использовать систему управления документами, то это позволит обеспечить прозрачность компании для акционеров, а это, в свою очередь, также имеет определенную ценность.

Поэтому при расчете эффективности лучше исходить из того, что затраты на систему управления документами не должны в явном виде превышать доходы, приносимые ею.

Такое часто происходит, если организации используют уже устаревшие системы управления документами. Если на рынке уже есть системы управления документами с такими же или гораздо более функциональными характеристиками при меньшем TCO, то, конечно же, использование уже имеющейся в компании системы управления документами, как правило, становится менее выгодной. В связи с этим, конечно же, стоит задуматься о смене систему управления документами.

Словарь

TCO (англ. total cost ownership) — полная стоимость владения.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.