Секретариат

Интеграция функций BPM и традиционные задачи управления документами

  • 11 октября 2016
  • 24

Вопрос

Как интегрируются функции автоматизации административных процессов (BPM) и традиционные задачи управления документами в организациях?

Ответ

Административная деятельность включает в себя две составляющие, а именно творческую и операционную.

Относительно операционной составляющей можно сказать, что она формализована локальными нормативными документами и регламентами. Она должна быть обязательно исполнена в соответствии с утвержденными в компании правилами работы.

Что же касается творческой составляющей, то она, наоборот, достаточно сложно поддается автоматизации и больше всего зависит от человеческого фактора, а также от личных качеств руководителя.

К основным задачам административной операционной деятельности можно отнести контроль исполнительской дисциплины, организацию производственных процессов, а также управление производственными процессами.

необходимо строгое и четкое документирование управленческой деятельности, потому что без этого реализовать эти задачи практически невозможно. Получается, что автоматизация административных процессов неизбежно включает в себя автоматизацию контроля исполнительской дисциплины и управления документами.

Что касается автоматизации контроля исполнительской дисциплины, то здесь к важным функциональным решениям можно отнести, в первую очередь, динамическое формирование сводных отчетов, отчетов в разрезе структурных подразделений, отчетов по контрольным поручениям, мониторинг контрольных поручений, рассылку уведомлений об истечении сроков исполнения, возможность перехода в документ и поручения непосредственно из отчета, а также поддержку сквозных процессов документооборота и соответствующего сквозного контроля с подведомственными структурами и территориальными управлениями.

Для того чтобы автоматизировать управленческий документооборот канцелярия должна дополнительно реализовывать некоторые функции. К таким функция можно отнести работу с резолюциями (создание, утверждение), работу с обращениями, что является крайне актуальным для государственных органов, работу с голосовыми, рукописными и текстовыми комментариями к документу, получение уведомлений и напоминаний о событиях и встречах, в т. ч. интеграция с календарем, а также предоставление гибкого механизма замещения и делегирования полномочий руководителя.

В последнее время многие руководители предпочитают использовать мобильные решения, которые позволяли бы им работать с документами и поручениями с любого рабочего места или мобильного устройства, причем из любой точки мира при наличии соединения с Интернетом, а также и в автономном режиме без непосредственного подключения к системе электронного документооборота. Это что касается технической реализации. Такие решения, конечно же, позволяют существенно повысить личную эффективность руководителя и, естественно, положительно сказываются на самом бизнесе в целом.

В качестве средств автоматизации административной деятельности используются системы электронного документооборота и системы управления бизнес-процессами (workflow). Системы электронного документооборота реализуют функции работы с документами, поручениями и отчетами, а системы управления бизнес-процессами — сквозные бизнес-процессы.

 Благодаря обеспечению доступа к рабочей документации и своевременному информированию руководства о состоянии дел в любой момент времени автоматизация деловых процессов помогает значительно увеличить эффективность бизнес. В результате это позволяет организовать и поддерживать на достаточно высоком уровне работу всего аппарата управления, улучшая трудовую дисциплину совершенствуя информационные связи.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.