Секретариат

Подписание документа ЭП без внедрения электронного документооборота

  • 12 октября 2016
  • 36

Вопрос

У нас небольшая компания, но мы сотрудничаем с крупными заказчиками. Иногда эти заказчики находятся в других городах. Чтобы подписать договор или счет, приходится ехать в командировку или отправлять документы почтой. А это дорого. Как правило, у наших заказчиков есть возможность подписывать документ ЭП. А у нас нет. Можно ли, не внедряя электронный документооборот, получить возможность подписывать документы ЭП? И как потом эти документы хранить, ведь получится, что часть архива у нас будет бумажная, а часть  в электронном виде?

Ответ

Если небольшая компания собирается перейти на электронный документооборот, то она, как правило, не нуждается во внедрении ECM-решения (внутренний документооборот) или учетных систем, в этом нет необходимости. Крупные же компании используют  такие IT- систем, потому что у них достаточно сложные внутренние организационные процессы, большое количество документов и, как правило, большое число сотрудников. Для компаний, занимающих нишу малого бизнеса это нехарактерно, у них не такие сложные внутренние процессы и штат сотрудников, как правило, небольшой.

Для внедрения электронного документооборота вам необходимо будет только приобрести сертификат ЭП, программу КриптоПро CSP и подключиться к сервису обмена, если вы хотите просто обмениваться электронными документами со своими контрагентами. Вам не нужно будет внедрять никакие дополнительные решения, если у вас не будет в этом объективной потребности.

Сервисы обмена, например, Synerdocs, обладают всем необходимым набором функционала для работы с электронными документами. Работая в простом веб-клиенте, у вас появится возможность принимать и отправлять документы, просматривать или корректировать содержание этих документов, подписывать их с помощью электронной цифровой подписи.


Узнайте подробнее, о реквизитах


Что касается хранения документов, то очень часто многие компании, все-таки, ведут два архива — бумажный и электронный. Эти архивы ни в коем случае не противоречат друг другу, а просто в журналах учета различных документов делается отметка о том, что соответствующий документ хранится в электронном виде в сервисе обмена.

Документы, которые получены через сервис, вы можете печать и визировать печатью организации и собственноручной подписью, если вы все же предпочитаете хранить документы в бумажном виде, помимо электронного документооборота. Это будет легитимная бумажная копия электронного документа, на этой копии которой будет стоять пометка о том, что оригинал этого документа хранится в электронном виде в сервисе обмена. Эту копию можно будет хранить в бумажном архиве, а если возникнет необходимость, то ее можно будет представлять в контролирующие органы.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.