Секретариат

Ошибки при выборе системы автоматизации работы коллегиальных органов

  • 13 октября 2016
  • 49

Вопрос

Какие ошибки может допустить компания при выборе системы автоматизации работы коллегиальных органов и как минимизировать возможные риски проекта?

Ответ

Даже уже на этапе выбора подрядчика и программного продукта возможны ошибки, как правило, здесь возможна первая. Если специализированного решения для автоматизации работы заседаний не будет в линейке программных продуктов разработчика, то, скорее всего, на основе доступного функционала  реализовать такое специфическое решение будет достаточно сложно. Кроме того, разработчик также должен глубоко понимать специфику работы коллегиальных органов и тех бизнес-процессов, которые необходимо будет ему автоматизировать. Лучше всего выбирать поставщика, у которого есть уже готовый специализированный продукт, потому что это, в свою очередь, позволит значительно снизить технологические и организационные риски проекта, несмотря на то, что платформы, которые используются в качестве базы для разработки подобных решений, действительно могут быть универсальными. Следует также обратить внимание на проектный опыт подрядчика, если готовый продукту у него уже существует. лучше всего выбирать те программные решения, которые уже эксплуатируются большим числом компаний-заказчиков, они, все же, заслуживают большего доверия.

Необходимо будет провести тщательную подготовку к проекту, когда программный продукт уже выбран. Сначала требуется определить  пользователей будущего решения, учесть их предпочтения и стиль работы, а это, в свою очередь, позволит определиться с типами рабочих мест, которые будут использоваться.

Например, если среди участников заседаний есть специалисты и руководители, которые регулярно работают вне офиса, то им нужно предоставить мобильное решение, которое позволит при помощи планшетов участвовать в подготовке заседаний дистанционно, т.е. удаленно от офиса.

Система должна позволить обеспечивать корпоративный режим работы, а именно, возможность подключения сторонних пользователей к работе коллегиальных органов в том случае, если автоматизация затрагивает заседания, в которых могут принимать участие представители внешних организаций. Например, наблюдательные советы крупных компаний - в таких заседаниях принимают участие независимые директора.

В зависимости от типа заседаний, которые предполагается автоматизировать, можно сделать так, что  в системе будет предусмотрено применение несколько форм документов (протоколов, выписок и пр.).

Например, протокол заседания рабочей группы может существенно отличаться от протокола, который подытоживает встречу совета директоров.  Необходимо убедиться в том, что система способна реализовать все эти требования, потому что в некоторых организациях формат протокола для заседаний высокого уровня закреплен нормативными актами.

Также есть возможность заочного голосования. Участники заседаний смогут выносить решения в заочной форме, если, конечно, в составе программного продукта соответствующие инструменты будут реализованы.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.