Секретариат

Причины, которые приводят к провалу ИТ-проекта по внедрению СЭД

  • 13 октября 2016
  • 68

Вопрос

Какие причины приводят к провалу ИТ-проекта по внедрению СЭД и как этого не допустить?

Ответ

Провал ИТ-проекта по внедрению СЭД отличается от любого другого ИТ-проекта только самим продуктом и требованиями к подготовке платформы для его внедрения. Поэтому, обсуждая причины неудач таких проектов, разделим их на две группы, а именно, на свойственные для всех ИТ-проектов и на типичные для проектов внедрения СЭД.

К первой группе относятся факторы, которые влияют на ход и успех любого ИТ-проекта. К таким факторам можно отнести готовность инфраструктуры заказчика, т. е. наличие требуемых мощностей для внедрения того или иного продукта. Очень часто заказчик не обращает должного внимания на требования к аппаратной части и системному ПО для развертывания внедряемого продукта или полагает, что на начальном этапе опытно-промышленной эксплуатации можно обойтись существующими ресурсами, упуская из внимания затраты на перевод развернутой и используемой системы на другую платформу.

Здесь могут быть «спрятаны» не только ресурсные затраты системных инженеров по переводу системы на новую платформу, но и необходимость доработки самой системы, а это уже приведет к затратам на тестирование, обновление рабочей документации, повторное обучение пользователей и другие связанные процедуры.

Также сюда относится такой фактор как готовность рабочей группы заказчика. Команда заказчика также значительно важна, как и команда исполнителя. Рабочая группа заказчика часто бывает неопределенной, тогда как к рабочей группе исполнителя может даже не возникать никаких вопросов.

К началу проекта на стороне заказчика также должна быть сформирована рабочая группа проекта.

При этом необходимо, чтобы в нее входили не только ИТ-специалисты, но и бизнес-заказчики (функциональный заказчик, представители топ-менеджмента), и рядовые специалисты (будущие пользователи системы, администраторы данных и другие специалисты, вовлеченные в бизнес-процессы, автоматизируемые внедряемой системой).

Рабочая группа заказчика должна тесно взаимодействовать внутри себя, а не только с исполнителем, но при этом не должны допускаться разногласия, которые могут в дальнейшем повлиять на функциональность системы. Все члены рабочей группы обязательно должны быть доступны на время формирования и согласования требований, проведения испытаний и тестирования внедряемого продукта. Со стороны заказчика должен быть назначен руководитель проекта, которым может быть как ИТ-специалист, так и руководитель подразделения, которое является функциональным заказчиком.

В случае если руководителем проекта является ИТ-подразделение, то обязательно должно произойти согласование и визирование всех документов, относящихся к функциональности СЭД, со стороны подразделения функционального заказчика.

Чтобы не произошло ситуации, когда некому будет принять решение, необходимо сделать так, чтобы роли всех членов рабочей группы были четко описаны.

Исполнителям рекомендуем на этапе планирования проекта разрабатывать план управления взаимодействием, включая в него рабочие группы исполнителя и заказчика, с описанием всех ролей и зон ответственности и обязательно подписывать данный документ с заказчиком.

Следующим фактором является уровень коммуникации рабочих групп. Даже самый не рисковый и продуманный проект может «провалиться», если возникнут проблемы с коммуникациями, когда кто-то не так понял, кто-то не предупредил об известном риске и т. д.

Рекомендуем четко планировать и описывать способы и частоту коммуникаций рабочих групп и обязательно согласовывать план управления коммуникациями на старте проекта для того чтобы свести все риски и неожиданности к минимуму. Тогда риск, что проект «сойдет с рельсов» или «уйдет не в ту сторону», будет минимальным.

Ко второй группе относятся факторы, типичные именно для проектов внедрения СЭ. Сюда можно отнести ситуации, когда пользователи системы не готовы к ее использованию. Необходимо обеспечить грамотное обучение с учетом возраста, функциональных обязанностей пользователей и сложности системы, чтобы этот риск был минимальным. Важным элементом являются рабочие документы пользователей — инструкции и регламенты.

Как показывает практика, грамотно разработанная краткая и максимально иллюстрированная пошаговая инструкция существенно облегчает работу пользователей, снижая таким образом недовольство и повышая лояльность и симпатию к новому продукту.

Следующим фактором, относящимся к этой группе, является эргономика и функциональный дизайн. Если при разработке или настройке системы не было учтено удобство ввода информации, и не проводилась демонстрация, а также согласование дизайна проектов основных рабочих окон с заказчиком на разных этапах внедрения, то, скорее всего, у пользователей системы возникнет много сложностей во время ее использования. Как следствие, может развиться стойкое неприятие системы уже на этапе тестовой или опытной эксплуатации. Это грозит срывом сдачи-приемки системы.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.