Ведение журнала контроля исполнения приказов по основной деятельности

246

Вопрос

Нужно ли заводить и вести журнал контроля исполнения приказов по основной деятельности секретарю? Если да, какие графы там содержатся? Нужно ли вести журналы регистрации входящей и исходящей документации при использовании системы электронного документооборота?

Ответ

Если организация использует систему электронного документооборота (СЭД), то не обязательно вести журналы регистрации исходящих и входящих документов. Все регистрационные данные и сами документы в электронной форме (в том случае, если имеется возможность отсканировать их и прикреплять скан-копии к регистрационным карточкам), будут находиться в электронной форме в системе.

Срок хранения журналов регистрации входящих и исходящих документов составляет 5 лет. По истечении этого срока документы можно уничтожить в установленном порядке, который включает проведение экспертизы ценности документов, составление акта о выделении документов, сроки хранения которых истекли, к уничтожению.

Что касается журнала контроля исполнения приказов, то он не нужен в том случае, если в организации есть СЭД, в которой ведется регистрация внутренних документов, в т. ч. приказов. Ведь в этом случае приказы регистрируются и контролируются непосредственно в СЭД. Необходимо вести отдельный журнал регистрации приказов тогда, когда СЭД в организации нет. Такой журнал удобно вести в электронной форме, например, в виде специальной таблицы. Если обязанность регистрировать приказы по основной деятельности возложена на секретаря, то секретарь должен и контролировать исполнение поручений приказов по основной деятельности.

В случае отсутствия СЭД журнал по контролю рекомендуется вести отдельно от журнала регистрации. Это объясняется тем, что регистрируем мы документ, а контролируем отдельные поручения. В журнале контроля исполнения поручений приказов должны содержаться те же данные, что и журнал регистрации, такие как регистрационный номер, дата приказа, краткое содержание. Кроме того, необходимы такие графы, как срок исполнения поручения, исполнитель, поручение, а также должностное лицо, осуществляющее общий контроль по документу.

Если в компании есть структурное подразделение, отвечающее за организацию работы с документами, то функцию контроля исполнения приказов выполняет данное подразделение. Если такого подразделения нет, то ведение контроля может быть поручено секретарю.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале
    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль