Секретариат

Ведение журнала контроля исполнения приказов по основной деятельности

  • 14 октября 2016
  • 348

Вопрос

Нужно ли заводить и вести журнал контроля исполнения приказов по основной деятельности секретарю? Если да, какие графы там содержатся? Нужно ли вести журналы регистрации входящей и исходящей документации при использовании системы электронного документооборота?

Ответ

Если организация использует систему электронного документооборота (СЭД), то не обязательно вести журналы регистрации исходящих и входящих документов. Все регистрационные данные и сами документы в электронной форме (в том случае, если имеется возможность отсканировать их и прикреплять скан-копии к регистрационным карточкам), будут находиться в электронной форме в системе.

Срок хранения журналов регистрации входящих и исходящих документов составляет 5 лет. По истечении этого срока документы можно уничтожить в установленном порядке, который включает проведение экспертизы ценности документов, составление акта о выделении документов, сроки хранения которых истекли, к уничтожению.

Что касается журнала контроля исполнения приказов, то он не нужен в том случае, если в организации есть СЭД, в которой ведется регистрация внутренних документов, в т. ч. приказов. Ведь в этом случае приказы регистрируются и контролируются непосредственно в СЭД. Необходимо вести отдельный журнал регистрации приказов тогда, когда СЭД в организации нет. Такой журнал удобно вести в электронной форме, например, в виде специальной таблицы. Если обязанность регистрировать приказы по основной деятельности возложена на секретаря, то секретарь должен и контролировать исполнение поручений приказов по основной деятельности.

В случае отсутствия СЭД журнал по контролю рекомендуется вести отдельно от журнала регистрации. Это объясняется тем, что регистрируем мы документ, а контролируем отдельные поручения. В журнале контроля исполнения поручений приказов должны содержаться те же данные, что и журнал регистрации, такие как регистрационный номер, дата приказа, краткое содержание. Кроме того, необходимы такие графы, как срок исполнения поручения, исполнитель, поручение, а также должностное лицо, осуществляющее общий контроль по документу.

Если в компании есть структурное подразделение, отвечающее за организацию работы с документами, то функцию контроля исполнения приказов выполняет данное подразделение. Если такого подразделения нет, то ведение контроля может быть поручено секретарю.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.