Секретариат

Как происходит внешнее и внутреннее согласование документов в СЭД?

  • 16 января 2017
  • 261

Вопрос

Как происходит внешнее и внутреннее согласование документов в СЭД? Используется лист согласования или создаются новые версии документа?

Ответ

Ни одна организация не обходиться без процессов согласования. Сюда относится не только рассмотрение и оценка документа, но это и инструмент, который позволяет обеспечить управляемость процессами в организации.

Целью согласования документов является повышение качества документов, решений и управленческих процессов. Отсюда и необходимость выстраивания процесса согласования четко и прозрачно. В результате согласования мы получаем визирование документа всеми заинтересованными лицами, а его итогом является подписание руководителем согласованного документа.

Чаще всего согласованию подлежат документы, затрагивающие зоны ответственности разных подразделений, например финансовой службы, юридической службы, и т.д.

Представители этих служб преимущественно должны согласовывать разделы документа, относящиеся именно к их зоне ответственности.

В результате согласования документов бывает три вида резолюций, а именно на документе может стоять отметка "согласовано", "требуется доработка", это относится к внутренним и исходящим документам, или может стоять отметка «согласовано с замечаниями», это относится к согласованию внешних документов, реже для внутренних. Также может быть резолюция в виде «отказано».

Нас интересуют первые два варианта, потому что в случае отказа процесс согласования можно сказать, что завершается. Если же документ вернулся с резолюцией «требуется доработка» или «согласовано с замечаниями», то возникает необходимость фиксации возникших замечаний.

Одними из наиболее распространенных способов отображения замечаний в документе является оформление листа согласования и фиксация в нем замечаний, а также создание новой версии документа и внесение в документ правок.

Противопоставлять друг другу данные способы нельзя. Это связано с тем, что каждый из них применяется на определенном этапе согласования и в определенной ситуации. Пересечение этих способов возможно только при отображении замечаний к документу. Можно рассмотреть особенности использования обоих способов.

Согласование документа

Создание новой версии и внесение замечаний в документ

Каждый согласующий может внести правки в прикрепленный файл (в новую версию документа), согласовать документ или отклонить его, а также может добавить новые файлы, все это они могут сделать в режиме рецензирования. При этом информация, которая была внесена каждым из согласующих, будет сохранена.

Сократить время на согласование и исключить необходимость получения уведомления об освобождении документа дает возможность режим одновременной работы.

Плюсами данного способа является то, что согласующий может внести замечания непосредственно в сам согласуемый документ, он видит версии документа и замечания, которые были созданы другими участниками процесса, при повторном согласовании согласующий также видит, каким образом были устранены его замечания и видит сами замечания. Также плюсы данного способа в том, что имеется возможность подписать свою версию документа электронной подписью, чтоб позволит гарантировать ее неизменность.

Но не обошлось и без минусов, которые заключаются в том, что инициатору задачи необходимо объединять замечания согласующих из разных версий в один документ, а также минус в том, что данный способ применяется только для документов, которые были созданы внутри организации. Документы, которые поступили от других организация, к сожалению, редактировать невозможно.

Фиксация замечаний в листе согласования

Каждый согласующий может фиксировать свои замечания в виде комментариев в тексте переписки либо в примечании при подписании электронной подписью. После окончания согласования будет сформирован отчет «Лист согласования», в нем будет отображаться не только информация о лицах, которые подписали документ электронной подписью, но также будут отображены и комментарии согласующих.

Плюсы данного способа в том, что автору документа не нужно сводить замечания в одном месте, это будет сделано автоматически при формировании отчета «Лист согласования». Также данный способ применим не только для внутренних, но и для внешних документов, и согласуемый документ не изменяется при согласовании.

Несмотря на все плюсы, данный способ обладает и своими минусами, к которым можно отнести то, что если замечаний к документу достаточно много, то их будет неудобно фиксировать в отчете «Лист согласования».

Подписание документа

Если же у согласующих нет замечаний или если их успешно устранили, то согласующий должен завизировать документ электронной подписью. Для принятия окончательного решения руководителями, которые подписывают документы, необходимы визы согласования в документах.

СЭД протоколирует всю работу с документом и сохранит в системе историю всех изменений, которые были произведены пользователями, в т. ч. и информацию о том, кто их пользователей внес визу в документ.

Если в итоге документ распечатывается из СЭД и подписывается на бумажном носителе, то возможен следующий порядок работы. Сначала на основании виз, внесенных в документ в СЭД, автоматически формируется и печатается из системы лист согласования, а также сам документ. Затем уполномоченный сотрудник проверяет лист согласования, проверяет визы, внесенные в СЭД, а потом заверяет лист согласования и распечатанный документ. После этого распечатанный и заверенный документ передается руководителю на подпись вместе с распечатанным и заверенным листом согласования. В систему электронного документооборота вносится отметка об этом событии после того, как документ был подписан на бумажном носителе. Таким образом, в качестве вывода, можно отметить, что при согласовании внутренних документов, все-таки, наиболее удобным является создание новой версии документа. Количество создаваемых версий при согласовании может быть обусловлено различными факторами. К таким факторам можно отнести то, что если согласующих немного, а срок согласования большой и риск внесения согласующим изменений в документ отсутствует, то будет достаточно одной версии документа на каждый круг согласования. Все изменения вносятся в документ в виде примечаний или в режиме правки. Еще один фактор состоит в том, что если согласующих много, а срок согласования является ограниченным и есть риск того, что согласующий внесет в документ изменения, то каждому согласующему следует создать свою версию документа и подписывать ее электронной подписью.

При согласовании внешних документов, создание версий обычно не используется, потому что это усложняет процесс, если согласующих больше чем один. Все замечания лучше фиксировать в листе согласования, и в дальнейшем можно будет на их основе создать протокол разногласий. При этом исходный документ остается неизменным.

Некоторые компании в качестве оптимального варианта и выхода для многостороннего согласования документа в последнее время стали использовать специальные системы, которые позволяют вносить правки и примечания нескольким внешним согласующим в один документ, расположенный в универсальном облачном хранилище (например, Google Docs).

В итоге, мы пришли к выводу о том, что необходимо стремиться к единообразию способов фиксации замечаний и отображения факта согласования при выстраивании процесса согласования. Это нужно для того чтобы инициатор и согласующие не думали о том, каким образом нужно это делать в зависимости от вида документа. Это также критично и для руководителя, подписывающего документ на основании виз согласующих.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.