Секретариат

Регистрация подлинника документа после регистрации его копии

  • 20 января 2017
  • 562

Вопрос

Нужно ли регистрировать оригинал письма под новым номером, если ранее уже была зарегистрирована его копия, полученная по факсу? Или нужно зарегистрировать оригинал за тем же номером, что и факсовую копию, и изъять ее, заменив оригиналом?

 

Ответ

Если в организацию сначала поступил копия документа по факсу или по электронной почте, то ее обязательно необходимо зарегистрировать. Когда позднее в организацию поступает подлинник уже зарегистрированного документа по почте или каким-то иным способом, то его уже регистрировать не нужно, на нем должен быть проставлен тот же номер, под которым была зарегистрирована копия документа, поступившая ранее по факсу или электронной почте. Единственным исключением в данном случае является то, что фактическая дата поступления оригинала должна быть оформлена на нем заново. Если в организации имеется система электронного документооборота, то необходимо ввести в карточку документа сведения о дате поступления подлинника документа, например, можно сделать такую отметку: "Оригинал получен 21.01.2014". Такую же отметку можно поставить в журнале регистрации документов, где была зарегистрирована факсовая копия этого документа.

Если резолюция на факсовой копии документа была вынесена руководителем от руки, то эту копию нельзя уничтожать, потому что она должна храниться вместе с подлинником документа.

Такова практика, которая применяется, если копия документа и полученный позднее подлинник идентичны. Если же они различаются по оформлению основных идентификационных реквизитов, к которым относятся сведения об авторе документа, его дате, индексе, сам текст документа и подпись, то подлинник, который был получен позднее, регистрируется как совершенно самостоятельный документ, т.е. на нем проставляется новый регистрационный номер, дата поступления и т.д.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.