Секретариат

Как упростить работу с перепиской в СЭД?

  • 23 января 2017
  • 48

Вопрос

В нашей организации переписка занимает огромное место среди документов. Но мы постоянно сталкиваемся с тем, что письма не доходят, т. к. адреса меняются, а мы не успеваем обновлять базу. Или, например, обновили, но не всю. Хотелось бы максимально упростить эту работу. Возможно ли?

 

Ответ

Гарантированная доставка писем является сложно решаемой проблемой, в том случае, если исходящих писем ежедневно отправляется очень много. Кроме того, ситуацию могут усложнить случаи, когда переписка с адресатом редкая и актуализация информации происходит задолго до отправки адресату исходящего документа.

Проблему актуализации адресной информации можно решить организационно или же с использованием технических средств автоматизации. Однако в любом случае необходима реализовать корректное решения правильного хранения адресной информации в едином мастер-справочнике и использование ее при отправке писем.

Необходимость контроля адресной информации всеми делопроизводителями компании можно исключить организационно. В этом случае необходимо определить одного или нескольких сотрудников, обеспечивающих актуальность адресной информации. При этом можно снизить объем нагрузки на ответственных лиц, доработав систему электронного документооборота. Например, проверять дату последнего обновления адресной информации организации-адресата при отправке письма. Если адресную информацию давно не обновляли, то ответственным исполнителям отправляется задание на проверку корректности адреса и вносятся необходимые изменения.

Для пользователей наиболее оптимален вариант автоматического обновления информации при отправке письма. При этом используется интеграция с государственными облачными сервисами Федеральной информационной адресной системы, Единого государственного реестра юридических лиц или их аналогами. В этом случае корректность адреса будет проверяться автоматически уже на этапе отправки документа. В базе ЕГРЮЛ система найдет компанию с соответствующим наименованием и/или ИНН и обновит адресную информацию при необходимости. Правда, такой вариант автоматического обновления информации достаточно сложный в реализации.

Выбор того или иного варианта решения вопроса актуализации адресной информации зависит прежде всего от количества исходящих писем, отправляемых ежедневно, а также технических возможностей интеграции СЭД.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.