Секретариат

Какие знания можно хранить в ЕСМ-системе?

  • 25 января 2017
  • 44

Вопрос

Мы внедряем ECM-решение, с помощью которого планируем решать задачи управления знаниями, но возник вопрос: какие знания хранить в системе, чтобы не перегружать и не захламлять ее?

 

Ответ

Вообще, как известно, ECM-системы, или по-другому системы управления промышленным содержимым, подразумевают под собой технику и программы для создания хранилища неструктурированной информации различных типов и форматов. Т.е., это означает, что в ECM-системе накапливается различная информация, а именно, все что в организации создано при помощи компьютера. Это могут быть различные отсканированные документы в виде образов, документы различных форматов, таблицы, презентации, отчеты. Таким образом, получается, что система позволяет хранить практически всю информацию, обрабатываемую сотрудниками компании в электронном виде.

 В оперативном доступе лучше всего хранить знания, имеющие реальную ценность для организации, которую можно многократно использовать.

Так, например, сотрудники готовят договоры и помещают их в ECM-систему, а потом бухгалтерия добавляет туда платежные документы и исполненные акты. Это достаточно удобно, потому что руководитель в итоге видит полный отчет о состоянии текущих дел в организации, о действующих и планируемых договорах, доходах и расходах.

В базе знаний отдела маркетинга и продаж организации, например, стоит хранить шаблоны предложений и презентаций. Но копить в этой базе все отправленные типовые коммерческие предложения и презентации не стоит, потому что для этого есть архивы и другие разделы.

В базе знаний юридической службы лучше хранить ответы на наиболее часто задаваемые вопросы и шаблоны документов в структурированном виде, а вот все когда-либо подготовленные юридической службой документы и весь ГК РФ там хранить не стоит.

Во избежание захламления системы какой-то лишней ненужной информацией, надо вводить функции премодерации контента ответственными за раздел сотрудниками, а также необходимо четко категоризировать контент и регулярно проводить ревизию данных.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.