Секретариат

Риски перехода на новую ECM-систему

  • 26 января 2017
  • 38

Вопрос

Какие риски перехода на новую ECM-систему можно отнести к наиболее характерным и часто встречающимся?

 

Ответ

Как правило, по мере того, как растут задачи и потребности, возможности текущей ECM-системы могут быть уже недостаточными для компании. Приведем следующие риски, которые могут возникнуть при переходе на новую ECM-систему.

1. К таким рискам, прежде всего, относится потеря важного функционала текущей ECM-системы.

Вы должны четко знать и понимать при планировании перехода от одной систему к другой, какие должны быть результаты, что именно вы хотите получить от новой системы. Пользователи, как правило, когда описывают требования к будущей системе, стараются делать акцент на то, какого функционала им не хватает в своей системе и что в ней нужно изменить, но часто они забывают описать то, что им хотелось бы сохранить из старой системы. Результатом этого, как правило, становится то, что при переходе на новую систему риски потери важного функционала текущей системы возрастают.

Один из наших заказчиков, например, не упомянул о том, что ему важно, чтобы было возможно сканировать бумажные документы в pdf-формате, в его текущей системе эта возможность была, но она отсутствовала среди базовых возможностей новой. Благодаря специальному модулю новой системы эта задача была решена.

В данном случае при определении целей и границ проекта мы рекомендуем, помимо проблем текущей системы, не забывать указывать и те преимущества, которые вы бы, все-таки, хотели сохранить.

2. Также к таким рискам можно отнести завышенные ожидания от новой ECM-системы.

Как правило, у всех пользователей есть свои сложившиеся привычки работы в текущей ECM-системе. Именно поэтому при переходе на новую систему им хочется сохранить простоту использования текущей системы, но при этом хочется добавить функциональность новой системы. Как правило, это сделать очень сложно, даже практически невозможно, особенно если новая система более функциональная, она, скорее всего, окажется более сложной по сравнению с текущей.

На одном из наших потенциальных проектов по переводу на новую ECM-систему заказчик хотел реализовать сложные бизнес-процессы, но его не устраивало то, что визуально схема новых процессов будет выглядеть не так, как в текущей системе. В текущей системе процесс был представлен таким образом, что было четыре строчки в таблице, но при этом сложный процесс автоматизировать с ее помощью не получалось. В новой же системе процесс представлен в виде блок-схемы, содержащей множество условий и вариантов движения документа. Иногда такие «мелочи», как эти, могут стать причиной того, что заказчик отказывается переходить на новую ECM-систему.

В данном случае хотелось бы порекомендовать, что нужно быть готовыми к тому, что придется пожертвовать вашими привычками, если вы хотите новую более функциональную систему.

3. К наиболее встречающимся рискам, возникающим при переходе к новой системе, относится потеря накопленной информации.

Текущая ECM-система содержит много важной информации, которую необходимо перенести в новую систему. Перенос данных из одной системы в другую сопровождается множеством проблем. Когда приходится выполнять такую задачу, то, как правило, превышаются сроки внедрения или можно выйти за рамки отведенного на решение бюджета.

Причиной этому может быть и большой объем ненужных данных («замусоренность» текущей системы), и недостаток опыта у команды, которая реализует проект, и изменения текущей системы, происходящие в процессе проекта по переносу данных.

В данном случае вам необходимо уделить особое внимание каждой детали процесса переноса данных и постараться вникнуть во все мелочи.

4. Одним из рисков также является некачественное обучение пользователей.

 При реализации любого проекта существует риск некачественного обучения сотрудников. При переходе на новую систему часто пользователи не уделяют должного внимания обучению. Это связано с тем, что они, как правило, они считают, что зная текущую систему, смогут разобраться и в новой.

В моей практике был проект, на котором после первого дня обучения многие сотрудники посчитали, что они перегружены текущей работой, а новая система простая и они смогут освоить ее самостоятельно. В итоге получилось так, что только через несколько месяцев нам удалось полноценно запустить систему, потому что первое время вместо того, чтобы использовать систему, нам приходилось на рабочих местах обучать сотрудников элементарным навыкам работы в этой системе.

Мы рекомендуем не игнорировать обучение, потому что при переходе на новую систему это является важным этапом проекта.

5. Работа в двух системах одновременно.

Часто старую ECM-систему оставляют работать параллельно с новой на длительное время, но это приводит к тому, что приходится делать двойную работу по занесению одной и той же информации в разные системы. Чтобы избежать такой двойной работы, вам необходимо добиться того, чтобы была автоматическая синхронизация данных между системами, это, в свою очередь, позволит вам избежать повторного ввода одних и тех же данных.

Конечно, это не все риски, которые подстерегают вас на проекте, но при правильном подходе переход на новую ECM-систему пройдет максимально гладко.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.